DMS- Administrator*in (w/m/d) (Verwaltungsfachangestellte/r - Landesverwaltung)

Zur Verstärkung unseres Teams besetzen wir im ZDI Webportale &
Serveranwendungen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

DMS- Administrator*in (w/m/d)

Vollzeit (39,83 Wochenstunden)
befristet (2 Jahre)Eine längerfristige Zusammenarbeit wird angestrebt; eine
Entfristung ist bei positiver Bedarfs- und Ressourcenprüfung ggf. möglich.
Je nach Qualifikation bis Entgeltgruppe E 11 TV-L

Als einzige staatliche Fernuniversität im deutschen Sprachraum gestalten wir
seit 50 Jahren flexibles Studieren im Blended Learning.

Gestalten Sie die digitale Zukunft der FernUniversität in Hagen mit.

Als Mitglied unseres DMS-Teams im Zentrum für Digitalisierung und IT
entwickeln Sie die elektronische Aktenführung einer der größten Hochschulen
Deutschlands weiter. Sie verbinden Prozessmanagement, DMS-Technologien und
digitale Transformation und schaffen damit die Grundlage für moderne
Verwaltungsprozesse.

Ihre Aufgaben:

- Sie begleiten die Einführung und Weiterentwicklung der eAktein
Servicebereichen und Fakultäten (Konzeption, Rollout, Qualitätssicherung).
- Sie konzipieren Aktenstrukturen, Metadaten sowie Rollen- und
Berechtigungskonzepteund sorgen für konsistente Ablage- und
Vorgangsbearbeitungsstandards.
- Sie beraten und coachenProzessverantwortliche, moderieren Anforderungen und
vermitteln Good Practices im Dokumentenmanagement.
- Gemeinsam mit IT-Administration und Hersteller übernehmen Sie die fachliche
Administrationdes DMS (z.B. Customizing, Berechtigungen, Support in
2nd-Level-Strukturen).
- Sie arbeiten eng mit den Schnittstellen und internen Gremien zusammen, um
Rahmenvorgaben (z.B. Datenschutz, Aufbewahrung) angemessen zu berücksichtigen.

Ihr Profil:

Sie haben Freude daran, technische Möglichkeiten mit organisatorischen
Anforderungen zu verbinden und digitale Lösungen gemeinsam mit den Nutzer*innen
weiterzuentwickeln.

Sie verfügen über

- ein abgeschlossenes Hochschulstudium mit IT-Bezug oder eine abgeschlossene
Berufsausbildung im IT-Bereich mit einschlägiger, mindestens zweijähriger
Berufserfahrung,
- praktische Erfahrung im Umfeld von Dokumentenmanagementsystemen von
mindestens einem Jahr,
- ein gutes Verständnis von Geschäftsprozessen, digitalen Workflows und
organisatorischen Abläufen,
- eine strukturierte, analytische und lösungsorientierte Arbeitsweise,
- Kommunikationsstärke sowie Freude an Beratung und Zusammenarbeit mit
unterschiedlichen Zielgruppen.

Darüber hinaus bringen Sie zusätzlich Anwendungskenntnisse in mindestens zwei
der folgenden Bereiche mit:

- d.velop documents (d.3),
- Workflow- und Prozessmodellierung,
- Rollen- und Berechtigungskonzepte,
- Schnittstellen und Integrationen,
- Microsoft SQL Server,
- Microsoft-Server-Technologien,
- Groovy oder vergleichbare Skript- bzw. Programmiersprachen.

Auch wenn Sie nicht alle genannten Anforderungen erfüllen, freuen wir uns über
Ihre Bewerbung. Wichtig sind uns Ihre Motivation, Ihr Lernwille und Ihre
Bereitschaft, die digitale Transformation der FernUniversität engagiert
mitzugestalten.

Unser Angebot:

- Flexible Arbeitszeitmodelle und Homeofficemöglichkeiten (HO) an einem
modern ausgestatteten Arbeitsplatz am Campus Hagen (individuelle
HO-Vereinbarungen sind möglich)
- Eine umfassende Einarbeitungsphase, nach der Sie durch abwechslungsreiche,
verantwortungsvolle Aufgaben Ihr fachliches Potenzial weiterentwickeln können
- Eine sehr gute Arbeitsatmosphäre in einem hoch motivierten, kreativen und
wissbegierigen Team
- Zahlreiche Benefits des öffentlichen Dienstes, wie z.B. eine attraktive
betriebliche Altersvorsorge (VBL) im Angestelltenverhältnis, 30 Tage Urlaub,
eine Jahressonderzahlung und ein auch in Krisenzeiten sicherer Arbeitsplatz
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf (u.a.
Kindernotfallbetreuung), wie z.B. die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung

Hinweis zur Besetzung der Stelle
Es können ausschließlich Bewerber*innen berücksichtigt werden, die aktuell
nicht und bislang nicht in einem Arbeitsverhältnis mit der FernUniversität in
Hagen standen.

Auskunft erteilt:

Herr Christian Topp
E-Mail: [email protected]

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung bis
zum04.09.2026 ausschließlich über unser Bewerbungsportal.

Chancengleichheit ist Bestandteil unserer Personalpolitik:

Die FernUniversität in Hagen fördert die Geschlechtergleichstellung und
Chancengerechtigkeit. Entsprechend richtet sich die Ausschreibung ausdrücklich
an alle Geschlechter (w/m/d). Bewerbungen von Frauen werden gemäß
Landesgleichstellungsgesetz bevorzugt berücksichtigt. Davon unberührt bleiben
die Rechte von Menschen mit einer Schwerbehinderung oder ihnen gleichgestellter
Personen, die bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

FernUniversität in Hagen
Dezernat 3 - Personalentwicklung
Universitätsstraße 47
58097 Hagen