Koordination (m/w/d) für die Organisation der OGS-Fort- und Weiterbildungen

Du hast Freude daran, Menschen weiterzubringen, Wissen zu vermitteln und Bildungsangebote zu organisieren? Du bist ein Organisationstalent und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig laufen? Dann suchen wir genau dich!

Für unseren Fachbereich Offener Ganztag suchen wir spätestens zum 01.12.2026 eine engagierte Persönlichkeit, die als Koordination die Organisation unserer Fort- und Weiterbildungsangebote für unsere pädagogischen Fachkräfte im Offenen Ganztag (OGS) übernimmt und damit einen wichtigen Beitrag zur fachlichen Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden leistet.

Das erwartet dich:

• Tarifliche Vergütung (TVöD VKA EG 10)
• Unbefristete Anstellung bei einer städtischen Tochtergesellschaft
• 39 Wochenstunden
• 30 Urlaubstage (31 in 2027) bei einer 5 Tage/Woche
• Zusätzliche freie Tage am 24.12., 31.12. sowie Rosenmontag
• Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksamen Leistungen
• Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement (Vorsorge, BEM)
• Benefits wie Bikeleasing und attraktive Mitarbeiterrabatte bei namhaften Unternehmen z. B. auf Reisen, Technik und vieles mehr über Corporate Benefits u.v.m.
• Onboarding u.a. Welcome Days und Firmenevents
• fachliche Begleitung/Coaching
• flache Hierarchien
• Bewerber*innen mit anerk. Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonderes berücksichtigt

Das sind deine Aufgaben:

• Planung, Organisation und Administration des Fortbildungsprogramms für rd. 850 Beschäftigte in der OGS
• Jahresplanung von Terminen, Themen und Referierenden in Abstimmung mit dem Fachbereich OGS
• Steuerung des Anmelde- und Teilnehmendenmanagements (Anmeldungen, Wartelisten, Umbuchungen, Absagen)
• Kommunikation mit Teilnehmenden, Referierenden, Fachbereich OGS und weiteren internen Schnittstellen
• Koordination der Veranstaltungsdurchführung (Räume, Technik, Unterlagen, Catering, Teilnahmelisten)
• Evaluation der Fortbildungen, Erstellen von Teilnahmebescheinigungen, Dokumentationen und Reporting
• Pflege und Übermittlung relevanter Fortbildungsdaten sowie Unterstützung des Qualitätsmanagements
• Planung, Organisation und Administration von notwendigen Schulungen für Mitarbeitende (z.B. Hygiene-, Datenschutz-, Kinderschutzschulungen)
• Überwachung der Fristen bei regelmäßigen Nachschulungen
• Pflege der Daten und Dokumentationen
• Kommunikation und Abstimmung mit den relevanten Schnittstellen (Personalabteilung, Fachbereiche)
• regelmäßiger Austausch und Vertretung von Urlaub/Krankheit mit den anderen Koordinationsstellen

Das bringst du mit:

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich und mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
• idealerweise Kenntnisse der Abläufe und Organisationsstrukturen der OGS
• langjährige Erfahrung im Fortbildungs-, Weiterbildungs- oder Veranstaltungsmanagement
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Selbständigkeit und Verantwortung
• Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Zielgruppen
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
• Fähigkeit, mehrere Prozesse gleichzeitig zu steuern und auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu behalten
• Nachweis der Masernimmunität (Impfpass mit Nachweis von zwei Masernimpfen oder ärztliche Bescheinigung über Masernimmunität)
• Hygienebelehrung bzw. Bescheinigung nach § 43 Infektionsschutzgesetz (IfSG)
• Ein erweitertes Führungszeugnis (nicht älter als 3 Monate)

Du findest dich darin wieder und möchtest mit uns wachsen?

Werde Teil unseres Teams und gestalte gemeinsam mit uns die fachliche Weiterentwicklung des Offenen Ganztags.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Wir stellen uns vor:

Die Jugendhilfe Essen gGmbH, eine Tochtergesellschaft der Stadt Essen, begründet ihren Auftrag und ihre konkreten Angebote aus den Zielen und Aufgaben des Kinder- und Jugendhilfegesetzes. Sie will zu dem Abbau sozialer Ungleichheit, der Sicherung der allgemeinen Förderung junger Menschen und zum Ausgleich von Benachteiligungen durch die Bereitstellung bedarfsgerechter Angebote beitragen. Sie hat ihren Sitz in Essen und begleitet mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden fast 20.000 Kinder und Jugendliche in den Aufgabenfeldern der Offenen Ganztagsschule und der offenen Kinder- und Jugendarbeit.