Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Bereich Administration / Sekretariat (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Bereich Administration / Sekretariat Vollzeit mit der Option auf Teilzeit mit mind. 70 %

Vollzeit mit der Option auf Teilzeit mit mind. 70 %
• Versuchsanstalt für Stahl, Holz und Steine (VAKA)
• 30.06.2029
• ab sofort
• Vollzeit, Teilzeit
• 47.100,00 bis 50.500,00 EUR brutto pro Jahr

Seit über 100 Jahren zählt das KIT Stahl- und Leichtbau zu den national und international renommierten Forschungs- und Prüfinstitutionen im Bauwesen. Sie verbindet wissenschaftliche Exzellenz mit praxisnahen Lösungen für Industrie, Behörden und öffentlichen Auftraggebern. Als anerkannte Prüf-, Überwachungs- und Zertifizierungsstelle gestaltet das KIT Stahl- und Leichtbau durch Forschung, Gutachten sowie die Mitarbeit in nationalen und internationalen Fachgremien maßgeblich den Stand von Wissenschaft und Technik mit.

Ihre Aufgaben
• Controlling im Bereich Industrieprojekte
• Organisation von Meetings und Veranstaltungen
• Vorbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen für Personalmaßnahmen von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften
• Koordination und Durchführung der täglichen Sekretariatsaufgaben
(Terminkoordination, Posteingang und -ausgang, Verwaltung der Raumbuchungen, etc.)

Ihr Profil
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)), eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau
Relevante Berufserfahrung im Verwaltungsdienst / Sekretariat
Eine selbstständige Arbeitsweise, gepaart mit einer schnellen Auffassungsgabe und Zuverlässigkeit
Hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse mit sicherer mündlicher und schriftlicher Ausdrucksfähigkeit
Der persönliche und telefonische Umgang mit Menschen erfordert Ihre Kommunikationsstärke
Souveräne und strukturierte Arbeitsweise auch bei hohem Arbeitsaufkommen

Wir bieten

Sinnstiftende Arbeit
Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.

Flexible Arbeitszeitgestaltung
Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.

Familienfreundlichkeit
Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.

Karriere und Entwicklung
Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.

Gesundheit
Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen, Angeboten zur psychischen Gesundheit und regelmäßigen Vorsorgeuntersuchungen.

Individuelle Zusatzleistungen
Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort
Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)

Vertragsdauer
30.06.2029

Eingruppierung
EG 8 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne
Dr.-Ing. Daniel C. Ruff
+49721 608-43647

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an
Raquel Carrasco Sanchez
Personalservice (PSE)
[email protected]
+49 721 608-42016

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungsfrist: 04.09.2026

Ausschreibungsnummer: 1174/2026

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Controlling, Telefondienst, Terminplanung, -überwachung, Sekretariat