IT-Spezialist*in (m/w/d) für Dokumentenmanagement und CAFM (Fachassistent/in Digitalisierung und IT-Prozesse)

Stellenbeschreibung: Die Leibniz Universität Hannover bietet
exzellente Arbeitsbedingungen in einem lebendigen wissenschaftlichen
Umfeld, eingebettet in die hervorragenden Lebensbedingungen einer
modernen Großstadt im Grünen. Das Gebäudemanagement ist das
personalstärkste Dezernat der Universitätsverwaltung. Mit seinen
gebäudebezogenen Aufgaben ist es elementar wichtig für die
Primärprozesse der Universität wie Forschung, Lehre, Studium und
Weiterbildung. Seit 01.01.2019 ist die LUH als Bauherr für die
Abwicklung sämtlicher Bauunterhaltungsmaßnahmen und die
Durchführung von kleinen und großen Neu-, Um- und
Erweiterungsbaumaßnahmen zuständig. Insgesamt werden rund 180
Gebäude aller Art mit mehr als 19.000 Räumen bewirtschaftet. Am
Dezernat Gebäudemanagement ist folgende Stelle zum nächstmöglichen
Zeitpunkt unbefristet zu besetzen: IT-Spezialist*in (m/w/d) für
Dokumentenmanagement und CAFM (EntgGr. 12 TV-L, 100 %) Ihre Stelle im
Überblick Sie sind die zentrale Fachkraft für die digitale
Dokumentation und Dateninfrastruktur im Gebäudemanagement. Ihre
Arbeit ist entscheidend dafür, dass alle Gebäude- und Anlagendaten
sicher, übersichtlich, qualitativ hochwertig und rechtssicher
verwaltet werden – von der Erstellung über die Nutzung bis zur
Archivierung. Sie übernehmen die fachliche und technische
Verantwortung für die zentralen Systeme zur Gebäude- und
Dokumentenverwaltung (z.B. DMS, ECM, CAFM, BIM…) und gestalten die
digitale Zukunft des Gebäudemanagements aktiv mit. Dabei arbeiten Sie
an der Schnittstelle zwischen Technik, Prozessen und Nutzern. Sie
schaffen Ordnung in der digitalen Welt: Sie entwickeln, etablieren und
überwachen verbindliche Standards für die Benennung, Ablage und
Berechtigungen von Dokumenten und Daten. Dazu gehören die Definition
von Taxonomien, Metadaten und Berechtigungsmodellen – mit dem Ziel,
dass alle Informationen schnell, sicher und nachvollziehbar
zugänglich sind. Sie führen Digitalisierungsprojekte mit Fokus auf
Qualität und Sicherheit: Sie leiten die Überführung alter,
papierbasierter Bestände in digitale Systeme. Dazu gehören Planung,
Ressourcensteuerung, Risikomanagement, Test- und Abnahmeverfahren
sowie die Umsetzung von Cutover Phasen. Sie bereiten die Daten auf –
durch Bereinigung von Dubletten, Versionen und fehlerhaften Einträgen
sowie Verschlagwortung/Metadaten Mapping – und sorgen für eine
reibungslose Migration. Sie sind verantwortlich für zentrale
IT-Systeme: Als verlässliche Fachkraft für DMS und CAFM übernehmen
Sie die technische und fachliche Betreuung der Systeme. Dazu gehört
die Koordination von Schnittstellen, die Steuerung externer
Dienstleister und die Sicherstellung der Systemstabilität und
Sicherheit. Sie gewährleisten Datenqualität und Rechtssicherheit:
Sie definieren Qualitätskriterien und KPIs, richten QS Prozesse ein,
prüfen regelmäßig die Qualität der Daten und erstellen Nachweise
und Berichte. Sie stellen sicher, dass alle Daten gemäß gesetzlichen
Vorgaben (z. B. Archivrecht, DSGVO, Betreiberpflichten)
revisionssicher aufbewahrt und nachweisbar sind – auch im Fall von
Audits oder Prüfungen. Sie übersetzen Gesetze und Vorgaben in
praktische Prozesse: Sie übersetzen rechtliche und interne
Anforderungen in klare Arbeitsabläufe. Dazu gehören die Festlegung
von Aufbewahrungsfristen, die Sicherstellung von Revisionssicherheit
und die Vorbereitung auf externe Prüfungen. Sie beraten, schulen und
stärken das Wissen im Team: Sie unterstützen Fachabteilungen bei
komplexen Anfragen (2nd Level Support), konzipieren und führen
Schulungen durch und fördern die Entwicklung von Power User
Strukturen. Sie dokumentieren Fachwissen (Wissensmanagement) und
tragen so zur langfristigen Nachhaltigkeit bei. Sie können
entsprechend eigener Kenntnisse und Erfahrungen Ideen einbringen, um
die Tätigkeit effizient und bedarfsgerecht zu gestalten und an
zukünftige Anforderungen anzupassen. Wen suchen wir? Voraussetzung
für die Einstellung ist ein erfolgreich abgeschlossenes Studium mit
Schwerpunkt Informatik, Wirtschaftsinformatik, Informationsmanagement,
Bauinformatik oder Architektur mit Schwerpunkt Digitalisierung oder
gleichwertige Fähigkeiten und mindestens drei Jahre praktische
Erfahrungen. Sie verfügen über fundierte Kenntnisse und
nachweisliche Berufserfahrung in DMS/ECM und/oder CAFM Architekturen
sowie im Betrieb und in der Administration dieser Systeme,
einschließlich Rollen und Berechtigungsmanagement (IAM/RBAC),
Monitoring und Single Sign on. Sie beherrschen Datenmigrationen
mittels Skripten oder SQL, PDF/A und OCR sowie die Integration von
Systemen über APIs/ETL; Kenntnisse zu CAD/BIM sowie kollaborativen
Datenumgebungen (CDE) nach ISO 19650 sind vorhanden. Sie bringen
praktische Erfahrung im Projekt , Release und Change Management mit,
einschließlich Test und Abnahmeverfahren. Sie sind mit der Sicherung
von Datenqualität vertraut, einschließlich der Definition von KPIs
und Qualitätskriterien sowie der Erstellung von Berichten. Sie
unterstützen Anwenderinnen und Anwender im 2nd Level Support,
konzipieren und führen Schulungen durch und bauen
Key-/Power-User-Strukturen auf. Sie verfügen über sehr gute
Deutschkenntnisse (mindestens C1) und ausreichende Englischkenntnisse
zur Nutzung technischer Dokumentationen und Systeme. Sie zeichnen sich
durch eine sorgfältige, strukturierte und eigenverantwortliche
Arbeitsweise, Zuverlässigkeit, ausgeprägte Problemlösungskompetenz,
Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie eine hohe Serviceorientierung
aus und beherrschen die gängigen MS-Office-Anwendungen. Sie sind
bereit, an Fort und Weiterbildungen teilzunehmen. Wünschenswert sind
Erfahrungen in der Erstellung von Leistungsbeschreibungen, der
Mitwirkung an Vergabeverfahren sowie in der Steuerung externer
Dienstleister. Die Leibniz Universität Hannover setzt sich für
Chancengleichheit und Diversität ein. Ziel ist es, das Potenzial
aller zu nutzen und Chancen zu eröffnen. Wir begrüßen daher
Bewerbungen von allen Interessierten unabhängig von deren Geschlecht,
Nation