Assistenz der wissenschaftlichen Geschäftsführung (m/w/d) (Sekretär/in)

Das Leibniz-Institut für Neurobiologie (LIN) Magdeburg ist eine
außeruniversitäre Forschungseinrichtung an der die neurobiologischen
Mechanismen von Lernen und Gedächtnis erforscht werden. Mit einem breiten
Spektrum an molekularbiologischer, tier- und humanexperimenteller Forschung und
entsprechender Forschungsinfrastruktur bildet das LIN einen der Eckpfeiler der
neurowissenschaftlichen Forschung in Magdeburg und der Leibniz-Gemeinschaft.
Mit 250 Beschäftigten arbeiten wir national und international mit
Universitäten, Forschungseinrichtungen und Unternehmen zusammen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir – bevorzugt in Vollzeit (40
Stunden/Woche) – eine

Assistenz der wissenschaftlichen Geschäftsführung (m/w/d)

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet und kann in ein
unbefristetes Beschäftigungsverhältnis überführt werden.

In dieser Funktion unterstützen Sie die wissenschaftliche Geschäftsführung in
allen wissenschaftsbegleitenden Prozessen und Abläufen. Sie bereiten Vorgänge
und Entscheidungsvorlagen eigenständig vor und übernehmen zentrale
organisatorische Aufgaben. Als erste Ansprechperson für Forschungsgruppen,
Geschäftsstelle, Zentrale Dienste, Administration, Ministerien, externe Partner
und Gäste umfasst Ihr Aufgabengebiet insbesondere:

- Aufbau und Pflege eines vorausschauenden Termin-, Fristen- und
Wiedervorlagesystems einschließlich Priorisierung und Nachverfolgung offener
Vorgänge.
- Operative Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation des
wissenschaftlichen Geschäftsführers, einschließlich Vor- und Nachbereitung von
Kontakten, Korrespondenz und Abstimmungen mit externen Partnern.
- Eigenständige Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen,
Besprechungen und Dienstreisen.
- Vorbereitung von Unterlagen, Entscheidungsvorlagen, Präsentationen,
Gesprächsnotizen und Protokollen.
- Mitwirkung bei der Planung und Durchführung institutsinterner und externer
Veranstaltungen, Sitzungen und Empfänge.
- Pflege vertraulicher Daten, Akten und Dokumentationen.
- Unterstützung bei Sonderaufgaben und Projekten der Geschäftsführung.
- Eigenständige Klärung einfacher bis mittlerer Verwaltungsfragen sowie
Vorbereitung komplexerer Vorgänge zur Entscheidung.

Sie überzeugen durch folgende Qualifikationen und Kompetenzen:

- Eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder
verwaltungsorientierten Beruf, als Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbare
Qualifikationen.
- Diskretion, Loyalität und hohes Maß an Vertraulichkeit verbunden mit einem
verbindlichen, souveränen und serviceorientierten Auftreten.
- Ausgeprägte Selbständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und
Entscheidungsfähigkeit im eigenen Aufgabenbereich
- Einschlägige Erfahrungen im Assistenz- oder Sekretariatsbereich,
idealerweise in einer leitungsnahen Funktion im Hochschul- bzw.
Wissenschaftsumfeld.
- Sicherer Umgang mit gängigen MS‑Office-Anwendungen, insbesondere Word,
Excel und PowerPoint, sowie Routine in der strukturierten und ansprechenden
Aufbereitung von Dokumenten und Unterlagen.
- Hohe Lernbereitschaft, Sorgfalt und Organisationsvermögen im Umgang mit
neuen Aufgabenfeldern und sich verändernden Anforderungen.
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sichere Englischkenntnisse in Wort und
Schrift.

Das bieten wir Ihnen:

- Ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem
internationalen Forschungsinstitut.
- Leistungsgerechte Vergütung je nach Vorliegen der persönlichen
Voraussetzungen und der übertragenen Aufgaben bis zur Entgeltgruppe 9a TV-L.
- (Sozial-)Leistungen nach Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes der Länder,
einschl. betrieblicher Altersvorsorge (VBL Ost) und Jahressonderzahlung.
- Eine kollegiale Arbeitsumgebung mit entsprechenden Fort- und
Weiterbildungsmöglichkeiten, flexiblen und familienfreundlichen Arbeitszeiten
und Möglichkeiten mobilen Arbeitens.
- Eine ausführliche Einarbeitung an einem modernen Arbeitsplatz.

Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen ist für uns ein
wichtiger Wert. Chancengleichheit sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie
sind wichtige Bestandteile unserer Personalpolitik.

Wir haben Ihr Interesse geweckt und Sie möchten sich bewerben?

Dann richten Sie Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen
einschließlich Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse sowie einschlägiger Arbeits-
und Fortbildungsnachweise unter Angabe der Referenz LIN 2026/13 als einzelnes
PDF-Dokument (< 5 MB ) [email protected]. Bitte machen Sie Angaben
zu möglichen Eintrittsterminen.Bewerbungsschluss ist der 16.09.2026. Falls Sie
Fragen haben, erreichen Sie uns unter der genannten E-Mail-Adresse.
Unvollständige Bewerbungsunterlagen können nicht berücksichtigt werden.

Haben Sie einen internationalen Berufsabschluss, so fügen Sie Ihrer Bewerbung
bitte auch eine Auskunft zur Berufsqualifikation der Zentralstelle für
ausländisches Bildungswesen (ZAB) bei. Sollten Sie noch keine Berufsauskunft
haben, so müssten Sie diese bei erfolgreicher Bewerbung beantragen. Weitere
Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Internetseite:
https://zab.kmk.org/de/dab

Die Bewerbungsunterlagen und -daten werden ausschließlich zum Zwecke des
Auswahlverfahrens gespeichert und verwendet. Die Unterlagen werden nach Ablauf
von 6 Monaten gelöscht. Weitere Informationen zum Datenschutz im
Bewerbungsverfahren gibt es unter
https://www.lin-magdeburg.de/du-und-das-lin/stellenangebote.