Administration (m/w/d) „Personal und Gesamtorganisation“ (V028) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Weitere Berufsbezeichnung:
Sachbearbeiter/in; Projektorganisation; Personalorganisation

Stellenbeschreibung:
Für die administrative Umsetzung von (inter-)nationalen Personal- und Gesamtorganisationsabrechnungen bieten wir ab sofort eine freie Stelle in Berlin.

Abwechslungsreich, kollegiales Umfeld, flexible Arbeitszeiten, Mobile Office möglich, Vergütung analog TVÖD/TV-L EG 9a, Vollzeit in Elternzeitvertretung bis 28.02.2028, Arbeitsort: Berlin (Büro und mobil)

Wenn du Zahlen liebst, dich in einem multiprofessionellen Umfeld wohlfühlst, gerne Verantwortung übernimmst und Interesse an internationaler Arbeit hast, dann bewirb dich bei uns.

Aufgaben:

- Du kommunizierst mit internationalen sowie nationalen Kolleg*innen.
- Du stellst sicher, dass die diversen internationalen und nationalen Zuwendungsrichtlinien eingehalten werden, insbesondere mit Blick auf Kostenaufteilungen und tarifliche Rahmenbedingungen.
- Du prüfst die Rechnungslegung in DATEV und die Belegbuchhaltung in internen Systemen.
- Du verbuchst alle personal- und gesamtorganisationsrelevanten Geschäftsvorfälle in DATEV.
- Du arbeitest mit dem DATEV-Zahlungsverkehr.
- Du ermittelst und rechnest das Bruttogehalt der nationalen und internationalen Kolleg*innen anhand verschiedener Tarife mithilfe eines internen Controlling-Tools auf Excel-Basis ab.
- Du führst die Personalabrechnung in DATEV und den entsprechenden internationalen Portalen durch.
- Du kommunizierst mit nationalen und internationalen Sozialversicherungsträgern sowie Finanzämtern bei gehaltsabrechnungsrelevanten Fragen.
- Du verwaltest und betreust den gesamten Fuhrpark, einschließlich der Bestellung von Neufahrzeugen, des Austauschs auslaufender Leasingfahrzeuge sowie der Betreuung von Leasingverträgen und Laufzeiten.
- Du bist Ansprechpartner*in für Mitarbeitende bei allen Fragen rund um Dienstfahrzeuge und koordinierst die Bearbeitung von Unfällen, Schäden, Reparaturen und Verkehrsverstößen.
- Du übernimmst die Kommunikation mit Leasinggesellschaften, Autohäusern und Versicherungen sowie die Verwaltung von Fahrzeugdokumenten, Versicherungen und Tankkarten. Du prüfst und genehmigst Rechnungen im Bereich Fuhrpark.
- Du betreust und administrierst das Zeiterfassungssystem Timebutler, pflegst Abwesenheiten, wie Urlaub und Krankheit, ein und bist Ansprechpartner*in für Mitarbeitende bei Fragen zur Zeiterfassung und zum System.

Anforderungen:

- Du verfügst über sehr gute Englischkenntnisse (mindestens fachkundige Sprachverwendung, enspricht B2-Niveau).
- Du verfügst über muttersprachliche Deutschkenntnisse (C2-Niveau).
- Du hast eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen, alternativ hast du ein erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor, FH-Diplom) mit kaufmännischer oder verwaltungswirtschaftlicher Ausrichtung.
- Du hast Kenntnisse in DATEV.
- Wünschenswert wären Erfahrungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
- Du hast wünschenswerterweise Erfahrung in der Abrechnung und Durchführung öffentlich und/oder durch Stiftungen geförderter internationaler und nationaler Projekte.
- Du bringst sehr sichere Kenntnisse in Excel und gute Kenntnisse in Word mit.
- Du hast eine hohe Auffassungsgabe.
- Du bist freundlich und arbeitest gerne im Team.
- Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich.
- Du zeigst Engagement und bist belastbar.
- Du bist empathisch und selbstreflektiert.

Wir bieten:

- Du hast flexible und familienfreundliche Arbeitszeitregelungen.
- Du übst eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit aus.
- Dich erwartet ein multiprofessionelles Team.
- Du wirkst in einem gesellschaftlich relevanten Themenfeld mit.
- Du kannst dich fortbilden.
- Du arbeitest in einem Büro in Berlin sowie im Mobile Office / remote (mit Dienstlaptop).
- Du bist Teil eines internationalen Netzwerks.
- Du hast 30 Tage Jahresurlaub (bei einer 5-Tagewoche).

Überzeugt? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung, inkl. Anschreiben und Lebenslauf, bis spätestens 30. September 2026 per Email anbewerbung[at]violence-prevention-network.de (https://mailto:[email protected]) , mit Nennung der Referenznummer V028 im Betreff. Bitte bewirb dich rechtzeitig, da wir bis zum Ende des Bewerbungszeitraums laufend Vorstellungsgespräche führen.

Veröffentlicht am 21. August 2026

Ergänzende Informationen:
Homeoffice:
Umfang: Nach Vereinbarung
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: Datev-Programm Rechnungswesen, Buchführung, Buchhaltung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Personalwesen, Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, -abrechnung