Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d) (Sekretär/in)

Stellenausschreibung

Das Amt Odervorland mit seinen 4 amtsangehörigen Gemeinden und rund 10.500
Einwohnern sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen

Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d)

In der folgenden Stellenausschreibung wird aus Gründen der besseren
Lesbarkeit ausschließlich die männliche Form verwendet. Die
Stellenausschreibung richtet sich gleichermaßen an alle Menschen.

Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

Aufgaben im Sekretariat:

- Unterstützung des Amtsdirektors im operativen Tagesgeschäft,
- Organisation sowie Vor- und Nachbereiten von Veranstaltungen/ Sitzungen/
Arbeitsberatungen/ Meetings inkl. Bewirtungs- und Verpflegungsorganisation,
- Empfang und Betreuung von Besuchern,
- Bearbeitung der Posteingänge und -ausgänge (auch beBPo), Beurteilung der
Bedeutung (Dringlichkeit und Wichtigkeit) eingehender Post, E-Mails und
Telefonate,
- Verteilung und Organisation interner Umläufe,
- Terminverfolgung von Vorgängen (Wiedervorlage),
- Rechnungseingänge digital erfassen und an zuständige Fachbereiche
weiterleiten,
- Führung der Handkasse,
- Führung und Organisation der Ablage,
- Protokollführung bei Dienstberatungen und Sitzungen,
- Übernahme kleinerer Rechercheaufträge.

Aufgaben im Sitzungsdienst:

- Vorbereitung und Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen der
verschiedenen Gremien,
- Versand von Einladungen, Registratur von Rückmeldungen,
- Fristensetzung und Fristenüberwachung,
- Vorbereitung von Vorlagen für Ausschüsse und Gremien,
- Druck-, Scan- und Vervielfältigungsaufgaben,
- Sicherstellung der amtlichen Bekanntmachung, der Protokollführung und der
Beschlusskontrolle,
- Stammdaten im Sitzungsdienstprogramm pflegen.

Ihr Profil:

- Sie bringen folgende Qualifizierung mit:
- abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellten oder
- eine vergleichbare rechtlich geprägte Berufsausbildung (wie z.B.
Justizfachangestellter, Rechtsanwaltsfachangestellter, Notarfachangestellter)
oder
- eine vergleichbare Berufsausbildung (wie z.B. Kaufmann für Büromanagement),
- wünschenswert Berufserfahrung, die zur Aufgabenwahrnehmung befähigt (z. B.
im Sekretariat oder Terminmanagement),
- wünschenswert Kenntnisse der Fachanwendungen HKR und SD.Net,
- wünschenswert gute schreibtechnische Fähigkeiten (z.B. Zehnfingersystem mit
mindestens 180 Anschlägen pro Minute) oder Stenografiekenntnisse,
- flexibler Einsatz auch am Abend im Rahmen des Protokolldienstes,
- sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen,
- ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift, Sprachniveau
mindestens C2 GER, (z.B. durch Goethe-Zertifikat),
- eine sehr gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit und sicheres Sprachempfinden,
- Belastbarkeit, Organisationsgeschick sowie Konfliktfähigkeit,
- ein hohes Maß an Verschwiegenheit, Zuverlässigkeit sowie die Fähigkeit zum
selbständigen Arbeiten,
- Führerschein Klasse B,
- einwandfreies Führungszeugnis.

Unser Angebot:

- ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit einer wöchentlichen
Arbeitszeit von 39 Stunden,
- eine leistungsgerechte Vergütung bei entsprechender Voraussetzung bis zu EG
6 TVöD - VKA, (Überprüfung der Stellenbeschreibung sowie Stellenbewertung ist
geplant),
- zzgl. der im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen (31 Tage
Erholungsurlaub sowie die Möglichkeit der Nutzung von bis zu 3 Umwandlungstagen
pro Jahr (ab 2027)), 6 Entwicklungsstufen in der Entgeltgruppe,
Jahressonderzahlung, jährliches Leistungsentgelt, Krankengeldzuschuss,
vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersversorgung bei dem kommunalen
Versorgungsverband),
- ein vielseitiges anspruchsvolles Aufgabengebiet,
- ein freundliches und hilfsbereites Team, das Sie vom ersten Tag an
einbindet und unterstützt,
- flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten sowie mobile Arbeit im
Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung,
- zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
- kostenlose Pkw-Parkplätze.

Ihre schriftliche Bewerbung (mit tabellarischem Lebenslauf,
Tätigkeitsnachweis(en) und sonstigen aussagekräftigen Unterlagen) richten Sie
bitte

bis zum 13. September 2026 an das

Amt Odervorland

- Der Amtsdirektor -
Bahnhofstraße 3 - 4
15518 Briesen (Mark)

oder per E-Mail an [email protected].

Das Amt Odervorland verpflichtet sich, die berufliche Gleichstellung von
Männern und Frauen zu fördern. Schwerbeschädigte Bewerber/innen werden bei
gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Von einer Zusendung in Heftern oder Bewerbungsmappen ist abzusehen, da
Bewerbungsunterlagen aus Kostengründen nicht zurückgesandt werden.

Die Datenverarbeitung erfolgt unter Berücksichtigung der
Datenschutz-Grundverordnung i. V. m. dem § 26 Abs. 1 des Brandenburgischen
Datenschutzgesetzes. Weitere datenschutzrechtliche Informationen finden Sie auf
unserer Internetseite unter dem Stichwort Datenschutzerklärung.

gez.
Dirk Meyer
Amtsdirektor