Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d) (Verwaltungsfachangestellte/r - Kommunalverwaltung)

Stellenausschreibung Das Amt Odervorland mit seinen 4 amtsangehörigen Gemeinden und rund 10.500 Einwohnern sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d) In der folgenden Stellenausschreibung wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit ausschließlich die männliche Form verwendet. Die Stellenausschreibung richtet sich gleichermaßen an alle Menschen.Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere: Aufgaben im Sekretariat:- Unterstützung des Amtsdirektors im operativen Tagesgeschäft,- Organisation sowie Vor- und Nachbereiten von Veranstaltungen/ Sitzungen/ Arbeitsberatungen/ Meetings inkl. Bewirtungs- und Verpflegungsorganisation,- Empfang und Betreuung von Besuchern,- Bearbeitung der Posteingänge und -ausgänge (auch beBPo), Beurteilung der Bedeutung (Dringlichkeit und Wichtigkeit) eingehender Post, E-Mails und Telefonate,- Verteilung und Organisation interner Umläufe,- Terminverfolgung von Vorgängen (Wiedervorlage),- Rechnungseingänge digital erfassen und an zuständige Fachbereiche weiterleiten,- Führung der Handkasse,- Führung und Organisation der Ablage,- Protokollführung bei Dienstberatungen und Sitzungen,- Übernahme kleinerer Rechercheaufträge.Aufgaben im Sitzungsdienst:- Vorbereitung und Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen der verschiedenen Gremien,- Versand von Einladungen, Registratur von Rückmeldungen,- Fristensetzung und Fristenüberwachung,- Vorbereitung von Vorlagen für Ausschüsse und Gremien,- Druck-, Scan- und Vervielfältigungsaufgaben,- Sicherstellung der amtlichen Bekanntmachung, der Protokollführung und der Beschlusskontrolle,- Stammdaten im Sitzungsdienstprogramm pflegen.Ihr Profil:- Sie bringen folgende Qualifizierung mit: ◦ abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellten oder ◦ eine vergleichbare rechtlich geprägte Berufsausbildung (wie z.B. Justizfachangestellter, Rechtsanwaltsfachangestellter, Notarfachangestellter) oder ◦ eine vergleichbare Berufsausbildung (wie z.B. Kaufmann für Büromanagement),- wünschenswert Berufserfahrung, die zur Aufgabenwahrnehmung befähigt (z. B. im Sekretariat oder Terminmanagement),- wünschenswert Kenntnisse der Fachanwendungen HKR und SD.Net,- wünschenswert gute schreibtechnische Fähigkeiten (z.B. Zehnfingersystem mit mindestens 180 Anschlägen pro Minute) oder Stenografiekenntnisse, flexibler Einsatz auch am Abend im Rahmen des Protokolldienstes, sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen,- ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift, Sprachniveau mindestens C2 GER, (z.B. durch Goethe-Zertifikat),- eine sehr gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit und sicheres Sprachempfinden,- Belastbarkeit, Organisationsgeschick sowie Konfliktfähigkeit,- ein hohes Maß an Verschwiegenheit, Zuverlässigkeit sowie die Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten,- Führerschein Klasse B,- einwandfreies Führungszeugnis.Unser Angebot:- ein befristetes Beschäftigungsverhältnis, bis zum 31.12.2027 mit der Option der Entfristung, mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden,- eineleistungsgerechte Vergütung bei entsprechender Voraussetzung bis zuEG 6 TVöD - VKA, (Überprüfung der Stellenbeschreibung sowie Stellenbewertung istgeplant),zzgl. der im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen (31 Tage Erholungsurlaub sowie dieMöglichkeit der Nutzung von bis zu 3 Umwandlungstagen pro Jahr (ab 2027)),jährlichesEntgeltgruppe,6 EntwicklungsstufenLeistungsentgelt, Krankengeldzuschuss, vermögenswirksame Leistungen, betrieblicheAltersversorgung bei dem kommunalen Versorgungsverband),Jahressonderzahlung,derin- ein vielseitiges anspruchsvolles Aufgabengebiet,- ein freundliches und hilfsbereites Team, das Sie vom ersten Tag an einbindet und unterstützt, flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten sowie mobile Arbeit im Rahmen der geltenden- Dienstvereinbarung, zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, kostenlose Pkw-Parkplätze.Ihre schriftliche Bewerbung (mit tabellarischem Lebenslauf, Tätigkeitsnachweis(en) und sonstigen aussagekräftigen Unterlagen) richten Sie bitte bis zum 3. November 2026 an das Amt Odervorland- Der Amtsdirektor - Bahnhofstraße 3 - 415518 Briesen (Mark)oder per E-Mail an [email protected].Das Amt Odervorland verpflichtet sich, die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen zu fördern. Schwerbeschädigte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.Von einer Zusendung Bewerbungsunterlagen aus Kostengründen nicht zurückgesandt werden.in Heftern oder Bewerbungsmappen ist abzusehen, da Die Datenverarbeitung erfolgt unter Berücksichtigung der Datenschutz-Grundverordnung i. V. m. dem § 26 Abs. 1 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes. Weitere datenschutzrechtliche Informationen finden Sie auf unserer Internetseite unter dem Stichwort Datenschutzerklärung.Dirk Meyer AmtsdirektorErgänzende Informationen:Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Büromanagement