Office- und Mitgliedermanagement (Bürokaufmann/-frau)

Unternehmensbeschreibung

Der B|A|M Bundesverband Aussenmedien e.V. steht seit 1963 für professionelle Kommunikation im öffentlichen Raum und ist die führende Interessenvertretung für Anbieter von Out of Home-Medien in Deutschland. Als Verband repräsentiert B|A|M rund 100 Unternehmen und damit weit über 90 Prozent des gesamten Umsatzes der deutschen Out of Home-Branche. Mitglieder profitieren von fachlicher Expertise, Vernetzung und der aktiven Vertretung ihrer wirtschaftlichen und medienpolitischen Interessen. Für Mitarbeitende bietet der Verband ein Umfeld mit Nähe zur Medien- und Werbebranche sowie vielfältigen Einblicken in eine dynamische Kommunikationslandschaft.

Rollenbeschreibung

In der Rolle Mitglieder- und Office-Management (m/w/d) übernehmen Sie die organisatorische und administrative Betreuung der Mitgliedsunternehmen sowie die Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs. Sie sind zentrale Ansprechperson für Mitglieder, koordinieren Anfragen, pflegen Datenbanken und unterstützen bei der Vorbereitung von Gremiensitzungen, Veranstaltungen und Verbandsprojekten. Zu Ihren täglichen Aufgaben gehören u. a. Termin- und Reiseorganisation, Korrespondenz mit internen und externen Partner:innen sowie die Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, Vorbereitung des Buchhaltungsprozesses. Die Position ist in Vollzeit angesiedelt und als hybride Rolle ausgestaltet: Der Arbeitsort ist Berlin, Deutschland, mit der Möglichkeit, anteilig im Homeoffice zu arbeiten.

Qualifikationen

- Mitgliederbetreuung und Kommunikation: Erfahrung im Umgang mit Kund:innen oder Mitgliedern, ausgeprägte Serviceorientierung, sicheres Auftreten in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation auf Deutsch, gute Ausdrucksfähigkeit und Freude am Networking.
- Office- und Verwaltungsorganisation: Routine in Büroorganisation, Termin- und Reiseplanung, Dokumentenverwaltung, strukturierte Arbeitsweise und Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren.
- IT- und Tool-Kompetenz: Sicherer Umgang mit gängiger Office-Software (z. B. MS Office), Erfahrung mit Datenbankpflege oder CRM-Systemen, Bereitschaft, sich in neue digitale Tools und Kommunikationsplattformen einzuarbeiten. DATEV-Kenntnisse sind wünschenswert.
- Organisation und Projektunterstützung: Fähigkeit zur Planung und Unterstützung kleiner Projekte und Veranstaltungen, verlässliches Follow-up, sorgfältige Vorbereitung von Unterlagen für Meetings, Gremien und Events.
- Fachliche und persönliche Voraussetzungen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Bachelor-Abschluss oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise erste Berufserfahrung im Verbandswesen, in Agenturen oder in der Medienbranche; hohe Eigenverantwortung, Teamfähigkeit, Diskretion.

Die Stelle wird schnellstmöglich besetzt.

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Ihr B|A|M-TEAM

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: Planung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Customer-Relationship-Management (CRM), Terminplanung, -überwachung, Büroorganisation, Büromanagement, Korrespondenz, Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Mitgliederwerbung, -betreuung, Management