Management Assistant (m/w/d) (Büroassistent/in)

Stellendetails

- Ort: Ingelheim am Rhein
- Verfügbarkeit: ab sofort
- Option auf Übernahme: ja
- Vertragsart: unbefristet
- Beschäftigungsart: Arbeitnehmerüberlassung
- Arbeitszeit: Gleitzeit, Vollzeit
- Vergütung: 3.746,00 EUR brutto/Monat zzgl. variabler, leistungsorientierter Prämie

Für wen suchen wir

Wir suchen für unseren Kunden, einem international agierenden Industrieunternehmen in Ingelheim, einen Management Assistant (m/w/d) in Vollzeit.

Das bringen Sie mit

- Erfahrung im Assistenzbereich, z. B. als Assistant (m/w/d), Teamassistenz (m/w/d), Management Assistant (m/w/d) oder in einer vergleichbaren Position
- ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, verbindliches Auftreten und hohe Serviceorientierung
- Organisationstalent sowie eine strukturierte, zuverlässige und flexible Arbeitsweise
- sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1-Niveau)
- hohe Eigeninitiative sowie eine selbstständige, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Fähigkeit, sich schnell und positiv auf wechselnde Anforderungen und dynamische Rahmenbedingungen einzustellen
- ausgeprägte Agilität und die Fähigkeit, vielfältige Aufgaben und Anforderungen sicher zu priorisieren
- souveräner und wertschätzender Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern sowie Freude an der Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen

Der Job

- Prozessmanagement: Durchführung und eigenständige Bearbeitung verschiedener administrativer und organisatorischer Prozesse – teilweise in englischer Sprache – auf Basis allgemeiner Vorgaben und unter Berücksichtigung definierter Kontrollmechanismen
- Terminmanagement: Eigenverantwortliche Koordination und Organisation der Termine der Führungskraft sowie Priorisierung und Abstimmung von Terminanfragen
- Meetingmanagement: Organisation und Begleitung von Meetings, Aufbereitung und Erstellung von Protokollen sowie konsequentes Nachhalten und Koordinieren vereinbarter Maßnahmen und To-dos
- Arbeitsmeetings: Planung, Organisation und Leitung regelmäßiger Arbeitsmeetings sowie fachliche und/oder disziplinarische Führung und Anleitung von Kolleginnen und Kollegen
- Travelmanagement: Eigenständige Organisation, Buchung und Abrechnung von nationalen und internationalen Dienstreisen
- Budgetmanagement & Controlling: Mitwirkung bei der Planung, Überwachung und Steuerung verschiedener Budgets, insbesondere in den Bereichen Personal und Reisen, einschließlich entsprechender Controlling-Aufgaben
- Beschaffungsmanagement: Eigenständige Abwicklung standardisierter Beschaffungsvorgänge – von der Bestellung von Materialien, Dienstleistungen und Equipment bis hin zum Versand von Dokumenten und Arbeitsmitteln – unter Einhaltung regulatorischer und interner Vorgaben
- Vertragsmanagement: Unterstützung bei der Prüfung und Vorbereitung von Verträgen sowie bei Vertragsverhandlungen
- internationale Zusammenarbeit: Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern in deutscher und englischer Sprache

Vorteile

- attraktives Gehalt von 3.746​,00 EUR brutto/Monat
- persönliche und wertschätzende Betreuung durch unsere Niederlassung
- bis zu 30 Tage Urlaub
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- flexibles Gleitzeitkonto
- betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
- 150 Euro Prämie bei erfolgreicher Empfehlung „Mitarbeitende werben Mitarbeitende“
- exklusive Rabatte über Mitarbeitervorteile.de (z. B. bei Zalando, IKEA, HelloFresh!, u. v. m.)
- Betriebsrestaurant und Fitnessstudio im Einsatzunternehmen
- gute Erreichbarkeit des Kundenbetriebs, auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln
- kostenfreie Parkplätze vor Ort

Sonstiges

- Einsatz vorerst befristet für 6 Monate mit Option auf Verlängerung und Übernahme
- Vollzeit, 37,5 Std./Woche

Kontaktinformationen

Herr Sascha Wittig
Office Events P & B GmbH
Freseniusstraße 29
65193 Wiesbaden

Telefon: +49 611-97164580
E-Mail: [email protected]