Assistent*in der Abteilungsleitung (Managementassistent/in)

TätigkeitsbereichUnsere Abteilung mit rund 140 Beschäftigten nimmt Grundsatz- undQuerschnittsaufgaben sowie gemeinsamen Angelegenheiten derRentenversicherungsträger in den Bereichen Prävention, Rehabilitation undSozialmedizin wahr. Darüber hinaus ist sie für fachliche, rechtliche undverfahrensbezogene Fragestellungen zuständig. Die Assistenzstelle ist unmittelbarim Büro der Abteilungsleitung angesiedelt, wo Sie eng mit der Chefsekretärinzusammenarbeiten.Verstärken Sie unser Team ab sofort in Teilzeit mit 20 Wochenstunden – die Stelleist vorerst befristet bis zum 31.12.2027, mit der Option auf Verlängerung.Ihre AufgabenAls erste Anlaufstelle der Abteilung unterstützen Sie die Abteilungsleitung beiorganisatorischen und administrativen Aufgaben regelmäßig in Präsenz undsorgen für einen reibungslosen Arbeitsablauf.

Dabei arbeiten Sie täglich mitMS-Office-Programmen sowie verschiedenen internen Anwendungen,beispielsweise HCL Notes, Allris und Zeus. Hierbei übernehmen Sie folgendeAufgaben:Bearbeiten und Verwalten des täglichen Post- und E-Mail-Verkehrs, Erteilenvon Telefonauskünften sowie Koordinieren von TerminenOrganisieren der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen in Präsenz,digital oder hybrid einschließlich des Erstellens und Aufbereitens vonUnterlagen in Papierform und digital, beispielsweise GremienvorlagenAufbauen und Pflegen eines Netzwerks mit Vorzimmern und Ansprechpersoneninnerhalb und außerhalb der Deutschen Rentenversicherung BundBedarfsweises Aufstellen von AuszahlungsanordnungenÜbernehmen organisatorischer Sonderaufgaben, beispielsweise der Planungvon Dienstreisen, Hotelreservierungen oder der GästebetreuungIhr ProfilSie überzeugen durch Ihre freundliche, serviceorientierte und kommunikativePersönlichkeit sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältigeArbeitsweise.

Loyalität, Diskretion und zeitliche Flexibilität runden Ihr Profil ab.Darüber hinaus bringen Sie Folgendes mit:Eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungs- oder büroorientierteBerufsausbildungSeite: 2 / 2Eine 2-Jährige aktuelle Berufserfahrung in der Büroorganisation, idealerweiseaus dem Sekretariats-, Vorzimmer- oder AssistenzbereichSehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie grundlegendesenglisches TextverständnisEinen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-ProgrammenIdealerweise aktuelle Erfahrungen im Umgang mit SAPWir bietenSie erwartet ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld nah an derAbteilungsleitung, das proaktive Mitgestalten Ihres Bereiches sowie derAustausch im kollegialen TeamSie erhalten eine fundierte Einarbeitung mit zentralen Ansprechpersonen undeinem detaillierten Einblick in die DRV Bund TrägerlandschaftDie Gesundheit unserer Beschäftigten ist uns wichtig.

Wir unterstützen diepraktische Umsetzung des Betrieblichen Gesundheitsmanagements in denArbeitsalltagWeitere InformationenZur Besetzung der Position werden wir mit Bewerbenden, die sich in der engerenAuswahl befinden, Gespräche führen.Menschen mit einer Schwerbehinderung oder ihnen Gleichgestellte im Sinne von§ 2 Absatz 2 und 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.Wir haben uns die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und freuenuns besonders über Bewerbungen von Frauen.Begrüßt werden Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten.Ergänzende Informationen:Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Büromanagement