Office & Administration Specialist / Office Manager (m/w/...

Sie behalten den Überblick, wenn viele Fäden gleichzeitig zusammenlaufen? Sie organisieren gerne, denken einen Schritt voraus und sorgen dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert? Dann könnte diese Position genau zu Ihnen passen. Unser Kunde ist eine renommierte Bank aus dem genossenschaftlichen Umfeld mit Sitz im Herzen Frankfurts. Mit den Geschäftsfeldern Private Banking, Fondsdienstleistung, Kredit und Vermögensverwaltung steht das Haus für Partnerschaftlichkeit, Stabilität, Sicherheit und höchste Qualitätsansprüche. Für den Standort Frankfurt am Main suchen wir Sie als Office & Administration Specialist / Office Manager (m/w/d) – als organisatorisches Rückgrat und „gute Seele“ des Hauses. Die Position wird im Rahmen der unbefristeten Direktvermittlung in Voll- oder Teilzeit besetzt.

Ihre Position als Office & Administration Specialist / Office Manager (m/w/d)* in Voll- oder Teilzeit:

• Als Office Manager sind Sie die zentrale Schnittstelle für zahlreiche organisatorische und infrastrukturelle Themen. Sie koordinieren, behalten Termine und Abläufe im Blick und sorgen dafür, dass sich Ihre Kollegen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Dabei übernehmen Sie unter anderem:

Koordination und Steuerung externer Dienstleister

• Organisation der Reinigung und Pflege der Vorstands- und Poolfahrzeuge
• Fahrzeugmanagement inklusive Einsatzplanung der Poolfahrzeuge
• Zusammenarbeit mit dem Facility Management der Bank und des Vermieters sowie mit internen Services aus Organisation und IT
• Prüfung und Kontrolle eingehender Rechnungen sowie Weiterleitung zur Buchung
• Organisation und Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Unterstützung bei Aktenvernichtung und Zutrittsmanagement
• Koordination verschiedener Office-Services – von Kaffeemaschinen und Wasserspendern bis hin zu Büromaterial
• Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben

Ihre Qualifikation als Office & Administration Specialist / Office Manager (m/w/d)* in Voll- oder Teilzeit:

• Sie übernehmen Verantwortung, erkennen Handlungsbedarf frühzeitig und sorgen mit Ihrem Organisationstalent für reibungslose Abläufe. Idealerweise bringen Sie Folgendes mit:

Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische und/oder technische Ausbildung

• Einen souveränen Umgang mit MS Office, insbesondere Word und Excel
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Die Fähigkeit, Prioritäten eigenständig zu erkennen und pragmatische Lösungen umzusetzen
• Ein sicheres, professionelles Auftreten sowie ein hohes Maß an Flexibilität und Teamfähigkeit
• Eine schnelle Auffassungsgabe und eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und ausgeprägtes Organisationstalent