Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Schwerpunkt Immobilien & Buchhaltung

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Schwerpunkt Buchhaltung & Immobilien

Wir sind eine kleine, wachsende Unternehmensgruppe mit Fokus auf Bildungsdienstleistungen, Immobilienverwaltung und Pflegeunterstützung. Unser Team besteht aus engagierten Gründern und externen Partnern – und wir suchen jetzt Verstärkung für die kaufmännische und administrative Steuerung unserer Immobilien und Gesellschaften.

Deine Rolle:

Du unterstützt die Geschäftsführung als rechte Hand für Immobilienverwaltung, Unternehmensführung, Buchhaltung und Büroorganisation – von der Betriebskostenabrechnung über Mieterkommunikation bis zur Vorbereitung von Umsatzsteuervoranmeldungen. Die Stelle ist in Koblenz.

Deine Aufgaben:

✔ Immobilienverwaltung für unser Portfolio:

• Betriebskostenabrechnungen erstellen und mit Mietern kommunizieren
• Mietverträge, Mietanpassungen und Übergabeprotokolle verwalten
• Besichtigungen koordinieren (ggf. mit Unterstützung der Geschäftsführung)
• Hausmeister und Handwerker disponieren (Instandhaltung, Reparaturen)

✔ Buchhaltung (Lexoffice) für mehrere Gesellschaften:

• Belege kontieren, Zahlungsläufe vorbereiten
• Umsatzsteuervoranmeldungen vorbereiten (umsatzsteuerbefreite und -pflichtige Vorgänge)
• Offene-Posten-Listen führen, Mahnläufe koordinieren
• Ggf. Lohnabrechnung (nach Einarbeitung)

✔ Büroorganisation & Post:

• Eingangspost der Gesellschaften und der Geschäftsführung digitalisieren und bearbeiten
• Fristen überwachen (Mietverträge, Steuertermine, Versicherungen)
• Gesellschafterkommunikation (Terminabstimmung, Protokolle)
• Kommunikation mit Geschäftspartner*innen und Institutionen

✔ Vertragsmanagement:

• Mietverträge, Dienstleisterverträge und Übergabeprotokolle erstellen/aktualisieren

Dein Profil:

✅ Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau, Immobilienkauffrau, Steuerfachangestellte, Rechtsanwaltsfachangestellte) oder vergleichbare Qualifikation

✅ Oder abgeschlossenes kaufmännisches Studium (z.B. BWL, Rechtswissenschaft)

✅ Erfahrung mit Buchhaltungssoftware (Lexoffice ideal, aber nicht zwingend – wir schulen ein!)

✅ Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise – du arbeitest selbstständig im Home-Office und organisierst dich selbst

✅ Führerschein Klasse B und Bereitschaft für gelegentliche Außer-Ort-Termine

✅ Sorgfalt im Umgang mit sensiblen Daten (Kund*innen-, Mieter*innen-, Finanz- und Gesellschafterinformationen)

✅ Nice-to-have:

• Erfahrung mit Betriebskostenabrechnungen oder Mietrecht
• Kenntnisse in Umsatzsteuer (insb. §4 UStG – umsatzsteuerbefreite Leistungen)
• Affinität für digitale Tools (Cloud-Speicher, E-Signatur, Ticketsysteme)

Wir bieten:

🔹 Abwechslungsreiche Aufgaben in einer wachsenden Unternehmensgruppe

🔹 Faire Bezahlung von 18–22 €/Stunde (je nach Erfahrung)

🔹 Einarbeitung & Mentoring durch Teamleitung und Geschäftsführung

🔹 Moderne Arbeitsmittel (Lexoffice, Cloud-Speicher, Kollaborationssoftware)

🔹 Perspektive: Bei guter Zusammenarbeit Möglichkeit zur Aufstockung der Stunden oder Übernahme weiterer Verantwortung

Rahmenbedingungen:

• Umfang: 30 Stunden/Woche (flexible Zeiteinteilung, Kernzeiten nach Absprache)
• Vertrag: Teilzeit-Anstellung (zunächst 3 Monate Probezeit als Minijob möglich)
• Start: Ab sofort oder nach Vereinbarung

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung (Anschreiben + Lebenslauf) per E-Mail an [email protected].