Senior Team- & Bereichsleitungsassistenz | Office Management

• Sicherer Arbeitsplatz mit Perspektive
• Attraktives Gehalt & hybrides Arbeiten

Firmenprofil

Unser Kunde ist ein etabliertes Unternehmen aus dem Energiesektor, das sich in einem spannenden Transformationsprozess befindet und aktiv an nachhaltigen Lösungen für die Zukunft arbeitet. Mit mehreren Standorten und rund 500 Mitarbeitenden bietet das Unternehmen ein professionelles, zugleich kollegiales Arbeitsumfeld. Innovation, langfristige Entwicklung und die kontinuierliche Optimierung von Prozessen stehen dabei im Mittelpunkt. Mitarbeitende profitieren von modernen Strukturen, kurzen Entscheidungswegen und einer langfristigen Perspektive.

Aufgabengebiet

Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Assistenzaufgaben

Planung und Buchung von Geschäftsreisen sowie Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen

Koordination von Terminen und Kalendern für Führungskräfte

Professionelle interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Erstellung, Bearbeitung und digitale Verwaltung von Dokumenten

Vorbereitung und professionelle Formatierung von Präsentationen

Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Teamevents

Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien, Getränken und weiteren Verbrauchsmaterialien

Betreuung von Meetingräumen und Gemeinschaftsbereichen

Abstimmung mit externen Dienstleistern wie Objektmanagement, Hausmeisterservice und Reinigungsunternehmen

Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs

Empfang und Betreuung von Gästen als erste Ansprechperson am Standort

Vertretung der Executive Assistant bei Abwesenheiten und Umgang mit vertraulichen Informationen

Unterstützung bei organisatorischen Projekten und Sonderaufgaben

Anforderungsprofil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung

Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Office Management- oder vergleichbaren Position

Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und PowerPoint

Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise

Hohe Eigenverantwortung und selbstständiges Arbeiten

Freundliches, serviceorientiertes und verbindliches Auftreten

Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen Informationen

Hands-on-Mentalität und die Fähigkeit, eigenständig Prioritäten zu setzen

Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern

Vergütungspaket

Nach der Übernahme:

Attraktives Vergütungspaket von bis zu ca. 69.400 EUR Gesamtjahresvergütung inklusive Sonderzahlungen

Weihnachtsgeld sowie ein zusätzlicher variabler Vergütungsbestandteil

Hybrides Arbeitsmodell mit 3 Tagen im Büro und 2 Tagen im Homeoffice

Langfristige Perspektive

Verantwortungsvolle Position mit hoher Sichtbarkeit innerhalb des Unternehmens

Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und Entscheidungsträgern

Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

Modernes und wertschätzendes Arbeitsumfeld

Mitarbeit in einem zukunftsorientierten Unternehmen einer dynamischen Wachstumsbranche

Kollegiales Team und standortübergreifende Zusammenarbeit

Standort: Berlin

Beschäftigungsart: Arbeitnehmerüberlassung mit Übernahmeoption

Arbeitszeit: Vollzeit (38 Stunden/Woche)