Büroassistent/-in (m/w/d) (Büroassistent/in)

Ihre Aufgaben

- Zentrale Anlaufstelle: Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Mietern, Eigentümern, Handwerkern und Behörden.
- Stammdaten- & Aktenpflege: Anlegen und Aktualisieren von Mieter- und Objektakten sowie Pflege der Verwaltungsverträge im EDV-System.
- Post- und E-Mail-Management: Bearbeitung des täglichen Postein- und -ausgangs sowie Verwaltung der zentralen E-Mail-Postfächer.
- Unterstützung im Tagesgeschäft: Erfassung von Schadensmeldungen, Weiterleitung an die zuständigen Objektverwalter und Vorbereitung von Handwerkeraufträgen.
- Termin- und Kalenderverwaltung: Koordination von Besichtigungsterminen, Wohnungsübergaben und Terminen für Handwerker oder Sachverständige.
- Allgemeine Administration: Digitalisierung und Ablage von Dokumenten, Rechnungsprüfungsvorbereitung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien.

Ihr Profil

- Ausbildung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Immobilienkauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation).
- Berufserfahrung: Erste Erfahrung im Assistenz- oder Bürobreich; Erfahrung in der Immobilienbranche oder Hausverwaltung ist von Vorteil, aber kein Muss.
- EDV-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook); Erfahrung mit branchenspezifischer Immobiliensoftware (z. B. IX-HAUS, Domus 4000/ERP, RealKP) ist wünschenswert.
- Arbeitsweise: Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie Organisationstalent.
- Kommunikation: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten – auch in stressigen Situationen.

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Akten, Schriftgut verwalten, Büromanagement, Postbearbeitung
Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten