Allgemeines Sekretariat / Sekretär*in der Kaufmännischen Geschäftsführerin (w/m/d) (Bürokaufmann/-frau)

Das Futurium in Berlin lädt seine Besucher*innen seit September 2019 ein, sichmit Zukunftsfragen zu beschäftigen. Ausstellung, Lab und Veranstaltungsprogrammgeben Einblicke in die Zukunft, die schon heute in Hochschulen, Forschung undnicht zuletzt in den Köpfen der Menschen entsteht. Unter der Leitfrage „Wiewollen wir leben?“ ist das „Haus der Zukünfte“ ein lebendiger Ort des Dialogs.Bislang konnten über 2,3 Mio. Menschen im Futurium begrüßt werden, das damit zuden meistbesuchten Museen Berlins zählt.Träger des Hauses ist die Futurium gGmbH, deren Gesellschafter dieBundesrepublik Deutschland (vertreten durch das Bundesministerium für Bildungund Forschung), deutsche Wissenschaftsorganisationen, forschende Unternehmensowie wissenschaftsfördernde Stiftungen sind.Die Futurium gGmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit eine*n:Allgemeines Sekretariat / Sekretär*in der Kaufmännischen Geschäftsführerin(w/m/d)Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:- Organisation des Sekretariats der Kaufmännischen Geschäftsführungeinschließlich Terminmanagement, Fristenkontrolle, Telefonservice- Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz- Redaktionelle Pflege und formale Anpassung interner Vorlagen und Regelungen- Analoge und digitale Schriftgut- und Aktenverwaltung- Fristgerechte organisatorische Vorbereitung von Gremiensitzungeneinschließlich Einladungs- und Unterlagenversand- Koordination und Buchung von Dienstreisen für die KaufmännischeGeschäftsführung und die ihr zugeordneten Organisationseinheiten nach demBundesreisekostenrecht- Verwaltung des Funktionspostfachs der Gesellschaft- Pflege der Adressdatenbank- Beschaffung und Bereitstellung von Büromaterial- Bearbeitung und Dokumentation des Postein- und -ausgangs sowie interneVerteilung von Unterlagen- Übernahme des Postlaufs zwischen den Standorten des Futuriums- Abrechnung aller Dienstreisen der Mitarbeitenden der Gesellschaft nachBundesreisekostenrecht- Organisatorische Unterstützung bei Auswahlverfahren, insbesondereKommunikation mit Bewerbenden und Terminkoordination- Sachliche Prüfung von Rechnungen- Unterstützung bei allgemeinen VerwaltungsaufgabenGesucht wird eine Persönlichkeit mit folgendem Profil:- Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement,Verwaltungsfachangestellte*r oder eine andere einschlägige kaufmännischebeziehungsweise verwaltungsbezogene Berufsausbildung- Fundierte, vielseitige und nachweisbare Kenntnisse im Bereich Büro- undSekretariatsorganisation- Sehr gutes Organisationsvermögen sowie ein sicherer Umgang mit Terminen,Fristen und parallel laufenden Arbeitsvorgängen- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache- Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und digitalenVerwaltungsverfahren- Ausgeprägte Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein- Verbindliches, serviceorientiertes und adressatengerechtes Auftreten- Ausgeprägte Affinität zur Teamarbeit sowie die Fähigkeit zurabteilungsübergreifenden Kommunikation- Kenntnisse im Bundesreisekostenrecht oder die Bereitschaft, sichkurzfristig und vertieft darin einzuarbeiten- Erfahrung mit Sitzungsorganisation, Rechnungsprüfung oderBewerbungsverfahren ist von VorteilWas wir bieten:- Einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einerinnovativen und kreativen Umgebung- Einbindung in ein herzliches und engagiertes Team- Familienfreundliche Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten- Möglichkeiten zur internen und externen Weiterbildung- Vergütung gemäß der Entgeltverordnung des TVöD Bund- Jahressonderzahlung gemäß TVöD Bund- 30 Tage Jahresurlaub bei einer Vollzeitstelle, zusätzlich arbeitsfreie Tageam 24.12. und 31.12.- Betriebliche Altersvorsorge VBL mit Bezuschussung- Monatlicher Zuschuss zum Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr- Bezuschussung eines VWL-Vertrages- Betriebliches Gesundheitsmanagement- Zuschuss zur Nutzung der vielseitigen Angebote des Sozialwerk.Bund undBundestagssportDie regelmäßige durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39Stunden. Die tatsächliche Arbeitszeit (Arbeitstage sowie die entsprechendenArbeitszeiten pro Tag) wird gemeinsam festgelegt. Teilzeittätigkeit ist unterBerücksichtigung dienstlicher Belange grundsätzlich möglich.Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach den Grundsätzen desTarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) sowie dem Teilzeit- undBefristungsgesetz (TzBfG). Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 5 TVöD,Tarifgebiet Ost.Zur Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen verwenden Sie einfach denfolgenden Link zu unserem Bewerbungsportal: https://futurium.de/de/jobsDie Futurium gGmbH gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen undMännern. Wir begrüßen die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicherQualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck derDurchführung des Bewerbungsprozesses (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO). BeiNichteinstellung werden Ihre personenbezogenen Daten nach einer Frist von 6Monaten ab Absageschreiben gelöscht.Homeoffice:Umfang: Nach Vereinbarung