Assistenz Ressortleitung im Immobilienmanagement (w/m/d) (Leiter/in - Immobilienmanagement)

Der ADAC ist immer in Bewegung und da, um zu helfen - dabei decken wir die unterschiedlichsten Bereiche ab, wie z.B.: Versicherungen, Reisen und medizinische Unterstützung, rechtliche Beratung, Digitalisierung, klassische Pannenhilfe oder die Luftrettung. Wir sind da.

Assistenz Ressortleitung im Immobilienmanagement (w/m/d)

Ihre Aufgaben:
• Sie unterstützen die Ressortleitung im Tagesgeschäft und übernehmen die Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen.
• Die Koordination administrativer Prozesse in den Bereichen Budgetplanung, Beschaffung und Rechnungsbearbeitung gehört ebenso zu Ihrem Verantwortungsbereich.
• Auftragsschreiben, Gremienunterlagen und weitere relevante Dokumente erstellen, koordinieren und verfolgen Sie eigenständig und stellen deren termingerechte Bearbeitung sicher.
• Dabei pflegen Sie Aufträge, Rechnungen und Unterlagen in den relevanten Systemen und sorgen für eine transparente Nachverfolgung sowie eine hohe Datenqualität.
• Als zentrale Schnittstelle zwischen Ressortleitung, Fachbereichen, Controlling und weiteren internen Ansprechpartnern koordinieren Sie bereichsübergreifende Abstimmungen und unterstützen die Zusammenarbeit.
• Darüber hinaus übernehmen Sie organisatorische, kaufmännische und administrative Aufgaben im Ressort, erstellen Übersichten, Auswertungen und Protokolle und unterstützen bei der Einhaltung interner Vorgaben und Fristen.
• Die aktive Mitwirkung an der Standardisierung und Optimierung von Prozessen, Vorlagen und Dokumentationswegen rundet Ihr vielseitiges Aufgabengebiet ab.

Ihre Qualifikationen:
• Sie verfügen über eine kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung und/ oder mehrjährige Erfahrung in einem Sekretariat.
• Erfahrungen im Bereich Immobilien/Bau sind wünschenswert
• Zusätzlich besitzen Sie eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie Kommunikations- und Kontaktstärke und sind sicher im Umgang mit den gängigen MS Office Programmen.
• Sie haben ein freundliches Wesen, sind zeitlich flexibel und zeigen große Einsatzbereitschaft.
• Zu Ihren persönlichen Stärken zählen ein hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität und die Bereitschaft eng mit der Ressortleitung zusammenzuarbeiten.
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und gute Kenntnisse der englischen Sprache runden Ihr Profil ab.

Was Sie erwartet:
• Attraktive Vergütung
• Hybrides Arbeiten
• Flexible Arbeitszeitgestaltung
• Betriebliche Altersvorsorge & Vermögenswirksame Leistungen
• ABO JOB und Deutschland-Ticket
• Verkehrsgünstige Lage

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: Besprechungsvorbereitung, -organisation, Ablage, Registratur, Assistenz