Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (m/w/d) für Vertrags- und Officemanagement (Rechtsanwaltsfachangestellte/r)

Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (m/w/d) für Vertrags- und Officemanagement103015Teilzeit30 Std./WocheNeuherberg bei MünchenAnteilig Home Office möglichBei Helmholtz Munich entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündereGesellschaft in einer sich schnell verändernden Welt. Wir glauben, dassvielfältige Perspektiven Innovationen vorantreiben. Durch starke Netzwerkebeschleunigen wir den Transfer neuer Ideen aus dem Labor in die Praxis, umLeben zu verbessern.Mit deiner Arbeit legst du die Basis für wissenschaftliche Entdeckungen, dieechten Einfluss haben und die Zukunft der Gesundheit mitgestalten.Die Hauptabteilung Rechtist die zentrale Anlaufstelle für rechtliche Fragenbei Helmholtz Munich.

Unser Ziel ist es, Forschung, Administration undstrategische Projekte rechtlich sicher, pragmatisch und lösungsorientiert zubegleiten. Zur Verstärkung des Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkteine:n hochmotivierte:nSachbearbeiter:in / Teamassistenz (m/w/d) für Vertrags-und Officemanagement in Teilzeit (30 Stunden pro Woche).Deine Aufgaben- Vertragsmanagement:Du unterstützt bei der administrativen Abwicklung vonVertragsvorgängen – von der Aktenpflege, der Datenpflege und Überwachung desVertragsmanagementsystems über die Vorbereitung zur Unterschrift bis zur Ablageund Fristenüberwachung; dabei behältst du den Überblick über denUnterschriftenumlauf, kontrollierst Rückläufe und sorgst für einetermingerechte Wiedervorlage.- Assistenz & Büroorganisation:Du unterstützt die Abteilungsleitung aktiv imTagesgeschäft und bei Projekten, übernimmst klassische Assistenzaufgaben undsorgst für eine reibungslose Büroorganisation; du koordinierst Termine,bereitest Besprechungen und Veranstaltungen vor, nimmst bei Bedarf daran teilund bist erste Ansprechperson am Frontdesk.- Kommunikation & Organisation:Du bearbeitest selbständig den Posteingang und-ausgang, organisierst, buchst und rechnest Dienstreisen ab und übernimmsteigenständig die Bearbeitung von Bestellungen.- Dokumente & IT:Du erstellst Präsentationen und Dokumente in PowerPoint,Excel und Word und übernimmst IT-nahe Aufgaben – unter anderem alsAdministrator:in, bei der Pflege der SharePoint-Seite der Abteilung und derBetreuung der Internetseite.Dein Profil- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. alsRechtsanwaltsfachangestellte:r, im Bereich Büromanagement oder einevergleichbare Qualifikation durch Berufserfahrung im Bereich Büroassistenz und-management- Sicherer Umgang mit MS Office und M365, insbesondere Teams und SharePoint,sowie idealerweise mit Adobe und eSignature-Tools- Gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie guteKommunikationsfähigkeiten- Eigenverantwortliche und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein selbstsicheresAuftreten- Freude an Digitalisierung, Prozessoptimierung und VeränderungsprozessenWünschenswerte Qualifikationen- Erfahrung oder Interesse an rechtlichen bzw. vertragsbezogenen Themen- Erfahrung oder Affinität zu IT-Themen und KI-AnwendungenBei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis E 9a möglich.Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst(Bund).

Die Stelle ist (zunächst) auf 2 Jahre befristet, eine unbefristeteAnstellung ist vorgesehen.Geschäftsführer Mike Frieser:„Wir glauben, dass Vielfalt der Schlüssel zu bahnbrechender Forschung undinnovativen Lösungen ist. Unsere flexiblen Arbeitszeitmodelle und dieMöglichkeit zum mobilen Arbeiten schaffen ein geeignetes Umfeld für dieVereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Für uns ist der Beitrag zu einergesünderen Gesellschaft an einem so inspirierenden Arbeitsplatz wirklichwertvoll.“Lerne uns kennenBenefits- FamilienfreundlichKITA, Ferienbetreuung, Elder Care- GesundheitsangeboteSport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit- Work-Life-Balanceflexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle- Vorsorge fürs AlterBetriebliche Altersversorgung- Erholung30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage- Potenzial fördernvielfältiges Inhouse-Angebot für zielgerichtete WeiterbildungsmöglichkeitenInteresse geweckt?Falls noch Fragen offen sind, hilft gerne Fr.

Karina Blasius, +498931872531,weiter.