Referent/in der Geschäftsführung (m/w/d) (Managementassistent/in)

Gemeinsam nachhaltige Gebäude gestalten

HTES ist ein international tätiges Ingenieurbüro für die Planung von Gebäudetechnik und technischer Infrastruktur. Wir entwickeln zukunftsfähige Lösungen und verbinden innovative, umweltschonende Technik mit moderner Architektur.

Unsere Projekte entstehen für öffentliche und private Auftraggeber:innen aus unterschiedlichen Branchen. Dabei begleiten wir Bauvorhaben von der Konzeption bis zur Umsetzung und sorgen für hohe Qualität sowie eine gute Zusammenarbeit aller Beteiligten.

Zur Verstärkung unseres Teams in Berlin suchen wir eine engagierte Persönlichkeit als

Referent/in der Geschäftsführung (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

Büromanagement, Projektumsetzung oder Dokumentenverwaltung

- Unterstützung der Geschäftsführung und Gewährleistung der optimalen Planung, Durchführung, Koordination und Überwachung von Geschäftsführungsvorgängen
- Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Meetings, Vorträgen und Veranstaltungen der Unternehmensleitung inklusive Kalendermanagement
- Unterstützung bei der Ausarbeitung von internen und externen Präsentationen einschließlich Erstellung von Konzepten, Analysen, Berichten, Protokollen und Auswertungen
- inhaltliche Organisation sowie Nachbearbeitung von Projektbesprechungen
- Unterstützung bei der Planung, Organisation und Umsetzung verschiedener Projekte inklusive fach- und abteilungsübergreifender Sonderprojekte
- Dokumentenmanagement und Verwaltung vertraulicher Akten
- vertrauensvolle und souveräne Zusammenarbeit mit allen Mitarbeitenden, Führungskräften und Auftragnehmern
- Mitwirkung bei der Prozessverbesserung sowie bei unternehmensweiten Änderungs- und Optimierungsprojekten
- Unterstützung in Ausschreibungsverfahren
- HR-Management

Ihr Profil:

- min. 3 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Tätigkeit
- MS-Office und Erfahrung mit KI - Nutzung

Was wir bieten:

- Faire Bezahlung
- Zuschuss ÖPNV-Ticket, Fahrrad-Leasing Zuschuss oder Firmenwagen möglich (mit Tankkarte)
- Kostenübernahme für Weiterbildungen
- Betriebliche Altersvorsorge
- Wertschätzung im Alltag
- Respekt vor Freizeit
- Regelmäßige Entwicklungsgespräche
- Rücksicht auf private Termine
- Homeoffice 1x pro Woche möglich
- Haustiere im Büro möglich
- Teamevents

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Ergänzende Informationen:
Homeoffice:
Umfang: Nach Vereinbarung
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Qualitätsmanagement, Personalwesen, Reiseorganisation
Erweiterte Kenntnisse: Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büromanagement, Präsentationsunterlagen erstellen, Projektmanagement