Office Manager/in (m/w/d) – erste Anlaufstelle, Allrounder und Teamstütze!

Sie behalten gerne den Überblick, mögen den Kontakt mit Menschen und

fühlen sich in einem lebendigen Büroalltag wohl? Dann sind Sie bei

uns genau richtig! Für unser internes Team suchen wir eine

zuverlässige und kommunikative Persönlichkeit, die unser

Office-Management unterstützt, Bewerber freundlich empfängt und

unser Team im Tagesgeschäft tatkräftig entlastet.

Die reiss personalmanagement GmbH ist seit über 17 Jahren erfolgreich

am Markt. Als kleines, aber feines Unternehmen legen wir großen Wert

auf Verlässlichkeit, Nähe und echtes Miteinander. Bei uns arbeiten

Sie nicht anonym im Hintergrund, sondern sind eine wichtige

Ansprechperson für Bewerber, Mitarbeitende, Kunden und Kolleginnen

und Kollegen.

Freuen Sie sich auf ein familiäres Arbeitsumfeld, kurze

Entscheidungswege und eine Position, in der Sie unser Team im

Büroalltag zuverlässig unterstützen und aktiv entlasten.

Unsere Leistungen:

• Ein starker Zusammenhalt in einem kleinen Team – bei uns zählt

jede Persönlichkeit.

• Faire Bezahlung: Transparente und leistungsgerechte Vergütung, die

Ihrer Verantwortung und Erfahrung entspricht.

• Parkplatz: Für Ihren Arbeitsweg mit dem Auto steht Ihnen ein

eigener Parkplatz zur Verfügung.

• Zentrales Arbeitsumfeld: Unsere Niederlassung ist mit dem MVV sehr

gut erreichbar – ideal für alle, die gerne mitten im Geschehen

arbeiten.

• Feinste Kaffeespezialitäten: Vom Cappuccino bis zum Espresso –

guter Kaffee gehört bei uns einfach dazu.

• Zuschuss zur Altersvorsorge: Wir denken mit Ihnen auch an morgen

und unterstützen Ihre private Vorsorge mit einem finanziellen

Beitrag.

Ihre Aufgaben:

• Als erste Ansprechperson im Büro empfangen Sie Bewerber,

Mitarbeitende und Besucher freundlich und sorgen für einen

professionellen ersten Eindruck.

• Im Bereich Office-Management halten Sie den Büroalltag am Laufen,

organisieren Abläufe, bearbeiten Unterlagen und unterstützen das

Team bei administrativen Aufgaben.

• Telefonische und persönliche Anfragen nehmen Sie zuverlässig

entgegen und leiten diese an die passenden Ansprechpartner im Team

weiter.

• Bei eingehenden Bewerbungen übernehmen Sie erste telefonische oder

persönliche Erstgespräche und klären grundlegende Rahmenbedingungen

wie Verfügbarkeit, gewünschte Arbeitszeiten, mögliche Schichten und

erste Einsatzwünsche.

• Bewerberunterlagen, Kontaktdaten und relevante Informationen

pflegen Sie sorgfältig im System und sorgen für eine strukturierte

Daten- und Dokumentenpflege.

• Auch im Kundenkontakt sind Sie eine wichtige Unterstützung und

helfen dabei, Anfragen freundlich, verbindlich und serviceorientiert

aufzunehmen.

• Allgemeine Büroaufgaben wie Ablage, Postbearbeitung,

Terminabstimmung, Schriftverkehr und organisatorische Tätigkeiten

gehören ebenfalls zu Ihrem Arbeitsalltag.

• Im operativen Tagesgeschäft arbeiten Sie eng mit Ihren

Kolleg/innen zusammen und unterstützen dort, wo gerade Organisation,

Überblick und Mitdenken gefragt sind.

Ihr Profil:

• Sie bringen erste Erfahrung im Office-Management, in der

Büroorganisation oder in einer vergleichbaren kaufmännischen

Tätigkeit mit.

• Eine strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise

zeichnet Sie aus und unterstützt Sie dabei, administrative Aufgaben

sicher zu bearbeiten.

• Eine selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise zeichnet

Sie aus. Sie erkennen Aufgaben, setzen Prioritäten und bearbeiten

diese zuverlässig.

• Der professionelle Umgang mit Bewerbern, Kunden und internen

Ansprechpartnern fällt Ihnen leicht.

• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir voraus.
• Im Umgang mit MS-Office sind Sie vertraut und arbeiten sich bei

Bedarf zügig in neue Systeme und Abläufe ein.

• Sie verfügen über ein gutes Verständnis für Datenpflege,

Dokumentenorganisation und kaufmännische Prozesse.

• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und ein verbindliches

Auftreten sind für Sie selbstverständlich, insbesondere im Umgang

mit sensiblen Bewerber- und Kundendaten.

• Teamfähigkeit, Eigeninitiative und eine serviceorientierte

Arbeitsweise runden Ihr Profil ab.