Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (m/w/d) für Vertrags- und Officemanagement

Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (m/w/d) für Vertrags- und Officemanagement

103015

Teilzeit

30 Std./Woche

Neuherberg bei München

Anteilig Home Office möglich

Bei Helmholtz Munich entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündere

Gesellschaft in einer sich schnell verändernden Welt. Wir glauben, dass

vielfältige Perspektiven Innovationen vorantreiben. Durch starke Netzwerke

beschleunigen wir den Transfer neuer Ideen aus dem Labor in die Praxis, um

Leben zu verbessern.

Mit deiner Arbeit legst du die Basis für wissenschaftliche Entdeckungen, die

echten Einfluss haben und die Zukunft der Gesundheit mitgestalten.

Die Hauptabteilung Rechtist die zentrale Anlaufstelle für rechtliche Fragen

bei Helmholtz Munich. Unser Ziel ist es, Forschung, Administration und

strategische Projekte rechtlich sicher, pragmatisch und lösungsorientiert zu

begleiten. Zur Verstärkung des Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine:n hochmotivierte:nSachbearbeiter:in / Teamassistenz (m/w/d) für Vertrags-

und Officemanagement in Teilzeit (30 Stunden pro Woche).

Deine Aufgaben

• Vertragsmanagement:Du unterstützt bei der administrativen Abwicklung von

Vertragsvorgängen – von der Aktenpflege, der Datenpflege und Überwachung des

Vertragsmanagementsystems über die Vorbereitung zur Unterschrift bis zur Ablage

und Fristenüberwachung; dabei behältst du den Überblick über den

Unterschriftenumlauf, kontrollierst Rückläufe und sorgst für eine

termingerechte Wiedervorlage.

• Assistenz & Büroorganisation:Du unterstützt die Abteilungsleitung aktiv im

Tagesgeschäft und bei Projekten, übernimmst klassische Assistenzaufgaben und

sorgst für eine reibungslose Büroorganisation; du koordinierst Termine,

bereitest Besprechungen und Veranstaltungen vor, nimmst bei Bedarf daran teil

und bist erste Ansprechperson am Frontdesk.

• Kommunikation & Organisation:Du bearbeitest selbständig den Posteingang und

-ausgang, organisierst, buchst und rechnest Dienstreisen ab und übernimmst

eigenständig die Bearbeitung von Bestellungen.

• Dokumente & IT:Du erstellst Präsentationen und Dokumente in PowerPoint,

Excel und Word und übernimmst IT-nahe Aufgaben – unter anderem als

Administrator:in, bei der Pflege der SharePoint-Seite der Abteilung und der

Betreuung der Internetseite.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als

Rechtsanwaltsfachangestellte:r, im Bereich Büromanagement oder eine

vergleichbare Qualifikation durch Berufserfahrung im Bereich Büroassistenz und

-management

• Sicherer Umgang mit MS Office und M365, insbesondere Teams und SharePoint,

sowie idealerweise mit Adobe und eSignature-Tools

• Gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute

Kommunikationsfähigkeiten

• Eigenverantwortliche und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein selbstsicheres

Auftreten

• Freude an Digitalisierung, Prozessoptimierung und Veränderungsprozessen

Wünschenswerte Qualifikationen

• Erfahrung oder Interesse an rechtlichen bzw. vertragsbezogenen Themen
• Erfahrung oder Affinität zu IT-Themen und KI-Anwendungen

Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis E 9a möglich.

Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst

(Bund). Die Stelle ist (zunächst) auf 2 Jahre befristet, eine unbefristete

Anstellung ist vorgesehen.

Geschäftsführer Mike Frieser:

„Wir glauben, dass Vielfalt der Schlüssel zu bahnbrechender Forschung und

innovativen Lösungen ist. Unsere flexiblen Arbeitszeitmodelle und die

Möglichkeit zum mobilen Arbeiten schaffen ein geeignetes Umfeld für die

Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Für uns ist der Beitrag zu einer

gesünderen Gesellschaft an einem so inspirierenden Arbeitsplatz wirklich

wertvoll.“

Lerne uns kennen

Benefits

• Familienfreundlich

KITA, Ferienbetreuung, Elder Care

• Gesundheitsangebote

Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit

• Work-Life-Balance

flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle

• Vorsorge fürs Alter

Betriebliche Altersversorgung

• Erholung

30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage

• Potenzial fördern

vielfältiges Inhouse-Angebot für zielgerichtete Weiterbildungsmöglichkeiten

Interesse geweckt?

Falls noch Fragen offen sind, hilft gerne Fr. Karina Blasius, +498931872531,

weiter.