Team-Assistenz (m/w/d) für das Project Management Office (PMO) im DToCS-Projekt

Spitzenforschung für eine Welt im Wandel Team-Assistenz (m/w/d) für

das Project Management Office (PMO) im DToCS-Projekt Referenzcode:

1063 – 2026/GW 3 Arbeitsort: Geesthacht Bewerbungsfrist: 04.11.2026

Das Helmholtz-Zentrum Hereon sucht für das strategische Vorhaben

DToCS – Digital Twin of Complex Systems eine engagierte und

zuverlässige Team-Assistenz für das Project Management Office (PMO)

. DToCS entwickelt eine dauerhaft angelegte wissenschaftliche und

technologische Plattform, mit der digitale Zwillinge komplexer Systeme

domänenübergreifend aufgebaut, betrieben und skaliert werden

können. Die Team-Assistenz unterstützt die PMO-Leitung und das

Gesamtprojekt bei der organisatorischen, administrativen und

kommunikativen Umsetzung zentraler Projektaufgaben und trägt damit

wesentlich zu einer effizienten, transparenten und professionellen

Projektorganisation bei. Chancengleichheit ist wichtiger Bestandteil

unserer Personalpolitik. Wir möchten deshalb qualifizierte Männer

ausdrücklich dazu ermutigen, sich zu bewerben. Die Stelle ist in

Vollzeit zu besetzen; Teilzeit ist grundsätzlich möglich, mindestens

bis zu 32 Stunden pro Woche. Die Stelle ist zunächst bis zum

31.12.2030 befristet, entsprechend dem vorgesehenen Förderzeitraum

der Initiative. Bei erfolgreicher Zwischenevaluation Mitte 2029 und

entsprechender institutioneller Perspektive kann eine Entfristung in

Aussicht gestellt werden. Ihre Aufgaben administrative und

organisatorische Unterstützung der PMO-Leitung bei der laufenden

Koordination des DToCS-Gesamtprojekts Planung, Vorbereitung,

Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops,

Review-Terminen, Steering-Board-Sitzungen und weiteren

projektbezogenen Austauschformaten Erstellung und Pflege von Agenden,

Protokollen, Ergebnisnotizen, Aufgabenlisten, Beschlussübersichten

und Wiedervorlagen Terminmanagement einschließlich Koordination

komplexer Abstimmungen mit Projektleitung, Work-Package-Leitungen,

Co-PIs, administrativen Einheiten und externen Partnern Unterstützung

beim Monitoring von Fristen, Meilensteinen, Deliverables,

Berichtspflichten und offenen Aufgaben in enger Abstimmung mit der

PMO-Leitung Pflege strukturierter Projektablagen, Verteiler,

Kontaktlisten, Dokumentenversionen, Vorlagen und Übersichten.

Unterstützung bei der Zusammenstellung von Unterlagen für Berichte,

Gremien, Reviews, Evaluationsvorbereitungen und interne

Entscheidungstermine Mitarbeit bei der organisatorischen Vorbereitung

von Kommunikations-, Disseminations- und Veranstaltungsaktivitäten in

Abstimmung mit den zuständigen Work Packages und

Kommunikationsstellen Unterstützung bei projektbezogenen

administrativen Prozessen, z. B. Beschaffungen, Reiseplanung,

Abrechnungsunterlagen, Gästebetreuung oder internen Formularläufen

selbstständige Klärung komplexer organisatorischer und

administrativer Fragestellungen, bezogen auf sämtliche o. g. Themen

eigenverantwortliche Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen

Sicherstellung eines professionellen Informationsflusses im PMO-Umfeld

sowie serviceorientierte Ansprechfunktion für organisatorische

Anliegen im DToCS-Projekt selbstständige Entwicklung von

Handlungsempfehlungen für die Projektleitung u. a. zur

konzeptionellen Weiterentwicklung von PMO-Prozessen Ihr Profil

abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen,

verwaltungsbezogenen oder vergleichbaren Bereich; alternativ

gleichwertige einschlägige Berufserfahrung mehrjährige Erfahrung in

Assistenz-, Sekretariats-, Verwaltungs- oder

Projektunterstützungsfunktionen, idealerweise in einem

wissenschaftlichen, öffentlichen oder projektorientierten Umfeld sehr

gute Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise und hohe

Zuverlässigkeit bei Termin-, Dokumenten- und Aufgabenverfolgung

sicherer Umgang mit Office-Anwendungen, digitalen Ablagestrukturen,

Kollaborationsplattformen und üblichen Kommunikationswerkzeugen

Erfahrung in der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen,

Protokollführung, Dokumentenmanagement und administrativen Abläufen

gutes Verständnis für vertrauliche Informationen, Datenschutz,

Dokumentationspflichten und serviceorientierte Zusammenarbeit

Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und freundliches,

professionelles Auftreten gegenüber internen und externen

Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern Fähigkeit, auch bei

parallelen Aufgaben, wechselnden Prioritäten und engen Fristen den

Überblick zu behalten sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute

Englischkenntnisse in Wort und Schrift Interesse an einem

interdisziplinären Forschungsumfeld an der Schnittstelle von

digitalen Infrastrukturen, Künstlicher Intelligenz, Materialien,

Küstensystemen und wissenschaftlicher Governance Unser Angebot eine

abwechslungsreiche Assistenzfunktion in einer strategisch bedeutsamen

Forschungsinitiative mit hoher Sichtbarkeit innerhalb des

Helmholtz-Zentrums Hereon Ein interdisziplinäres Arbeitsumfeld an der

Schnittstelle von Digitalen Zwillingen, Künstlicher Intelligenz,

Forschungsinfrastrukturen, Materialien und Küstensystemen die

Möglichkeit, den Aufbau professioneller PMO-Strukturen und einer

transparenten Projektorganisation aktiv zu unterstützen. enge

Zusammenarbeit mit PMO-Leitung, Projektleitung,

Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen

Partnerstrukturen ein verantwortungsvolles Aufgabenfeld mit

vielfältigen organisatorischen, administrativen und kommunikativen

Tätigkeiten in einem zukunftsorientierten Forschungsprojekt

Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes und

Vergütung bis zur Entgeltgruppe 9a nach TV EntgO Bund 6 Wochen Urlaub

im Jahr; Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr sehr gute

Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben; Angebote von mobiler und

flexibler Arbeit gut angebundener Forschungscampus (ÖPNV) und beste

Möglichkeiten zur Vernetzung, Zuschuss zum Deutschlandticket bei

vorliegenden Voraussetzungen (Jobticket), Lademöglichkeiten für

E-Fahrzeuge individuelle Möglichkeiten zur Weiterbildung

hervorragende technische Infrastruktur un