Office Manager / Zentrale & Serviceorganisation (m/w/d)

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

## Office Manager / Zentrale & Serviceorganisation (m/w/d)

## Dein Herz schlägt für …

- Organisation unserer Zentrale und Betreuung des Empfangs am Standort Detmold

- Annahme und Koordination eingehender Telefonate und E-Mails sowie Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner

- Freundlicher Empfang von Kunden, Geschäftspartnern und Besuchern

- Annahme, Erfassung und Nachverfolgung von Störungsmeldungen unserer Kunden

- Bearbeitung der Störungsberichte, inklusive Anforderung fehlender Informationen sowie Pflege und Abschluss der Vorgänge in unseren Systemen

- Enge Zusammenarbeit mit unserer Serviceleitung bei organisatorischen Themen

- Unterstützung bei der Koordination von Servicemitarbeitern, Terminen und laufenden Einsätzen

- Organisation von Hotelbuchungen für unsere Mitarbeiter

- Prüfung der UTA-Tankabrechnungen und regelmäßige Pflege der zugehörigen Übersichten

- Auswertung der Stromverbräuche unserer betrieblichen E-Ladestationen sowie Erstellung der entsprechenden Abrechnungen für unsere Mitarbeiter

- Bestellung und Organisation von Büromaterial

- Bearbeitung unserer zentralen E-Mail-Adresse und Organisation der Ausgangspost

- Pflege verschiedener interner Listen, Übersichten und organisatorischer Vorgänge

- Einen vielseitigen Arbeitsalltag, in dem du selbstständig mitdenkst, priorisierst und dafür sorgst, dass Themen zuverlässig erledigt werden

## Wenn das nach dir klingt …

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung

- Spaß an Organisation, Kommunikation und abwechslungsreichen Aufgaben

- Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten

- Freundliches, verbindliches und sicheres Auftreten am Telefon und im persönlichen Kontakt

- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise

- Gutes Zahlenverständnis und sorgfältiger Umgang mit Abrechnungen und Auswertungen

- Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen

- Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und offene Themen eigenständig nachzuhalten

- Du denkst mit, packst an und wartest nicht darauf, dass dir jeder einzelne Schritt vorgegeben wird

- Erfahrung im Empfang, Office Management, Kundenservice oder in einer vergleichbaren organisatorischen Tätigkeit ist willkommen, aber kein Muss

## Deine Entwicklung ...

- Fundierte Einarbeitung in unsere Abläufe, Systeme und Unternehmensbereiche

- Tiefer Einblick in die Organisation unseres technischen Service und unseres Standorts in Detmold

- Schrittweise Übernahme weiterer Verantwortung in der Serviceorganisation und bei kaufmännisch-organisatorischen Aufgaben

- Möglichkeit, bestehende Abläufe mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen

- Vielseitige Entwicklungsmöglichkeiten für Menschen, die Verantwortung übernehmen und sich fachlich weiterentwickeln möchten

## Das erwartet dich bei uns …

- Ein sicherer Arbeitsplatz

- Eine abwechslungsreiche Position, bei der kein Tag exakt wie der andere aussieht

- Ein moderner Arbeitsplatz an unserem Hauptsitz in Detmold

- Kurze Entscheidungswege und eine unkomplizierte Zusammenarbeit im Team

- Eigenständiges Arbeiten mit Verantwortung für den eigenen Aufgabenbereich

- Moderne Arbeitsmittel und eine strukturierte Einarbeitung

- Leistungsgerechte Vergütung und attraktive Extras wie JobRad, Pluxee Karte, Mitarbeiterrabatte und Weiterbildungsmöglichkeiten

- Ein starkes Team und ein Umfeld, in dem Mitdenken und Eigeninitiative ausdrücklich erwünscht sind

Wir haben Dein Interesse geweckt? Dann sende uns Deine Bewerbungsunterlagen an: [email protected]. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!