Assistenz Training & Services (m/w/d) (Büroassistent/in)

Für
ein renommiertes Unternehmen der maritimen Industrie in Kiel suchen wir eine Assistenz
Training & Services (m/w/d) . In dieser vielseitigen Position übernehmen
Sie die organisatorische und administrative Unterstützung des Trainingsbereichs
und sorgen für einen reibungslosen Ablauf von Schulungen, Terminen und internen
Prozessen. Dabei arbeiten Sie eng mit Trainern, Teilnehmern sowie verschiedenen
internen und externen Schnittstellen zusammen.
Die vorliegende Stelle ist im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung zu besetzen.

Assistenz Training & Services (m/w/d)

Ihre Aufgaben:
• Sie unterstützen eigenständig den Bereich Training
& Services im operativen Tagesgeschäft
• Sie bearbeiten den internen und externen Schriftverkehr
in deutscher und englischer Sprache
• Sie betreuen das Trainingspostfach und koordinieren
eingehende Anfragen
• Sie übernehmen die Terminplanung, -koordination und
-nachverfolgung
• Sie organisieren Besprechungen, Schulungen und
Trainingsveranstaltungen
• Sie erstellen, pflegen und verwalten Präsentationen,
Trainingsunterlagen, E-Learnings und Videos
• Sie übernehmen die Ablage und strukturierte Verwaltung
von Dokumenten und Schulungsunterlagen
• Sie empfangen und betreuen Besucher, Trainer und
Teilnehmer
• Sie pflegen und aktualisieren Datensammlungen sowie
Userdaten
• Sie unterstützen bei allgemeinen administrativen und
organisatorischen Aufgaben
• Sie fungieren als Ansprechpartnerin bzw.
Ansprechpartner für Trainer, Teilnehmer und interne Schnittstellen
• Sie koordinieren Aufgaben innerhalb des Teams und
stimmen sich mit internen sowie externen Ansprechpartnern ab

Ihre Qualifikationen:
• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene
kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau für
Bürokommunikation (m/w/d), Bürokauffrau (m/w/d),
Fremdsprachenkorrespondent (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sie bringen idealerweise erste Berufserfahrung im
Assistenz-, Sekretariats- oder Office-Management-Umfeld mit
• Sie verfügen über gute bis sehr gute Kenntnisse der
gängigen MS-Office-Anwendungen
• Sie besitzen sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute bis
sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sie zeichnen sich durch eine sehr gute schriftliche und
mündliche Ausdrucksfähigkeit aus
• Sie bringen die Bereitschaft zur kontinuierlichen
Weiterbildung mit
• Sie überzeugen durch Ihr ausgeprägtes
Organisationstalent und Ihr hohes Verantwortungsbewusstsein
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und sorgfältig
• Sie zeichnen sich durch eine hohe Eigeninitiative sowie
Flexibilität aus
• Sie verfügen über Kommunikationsstärke und ein
professionelles Auftreten
• Sie arbeiten gerne im Team und überzeugen durch Ihre
Zuverlässigkeit
• Sie sind serviceorientiert und haben Freude am Umgang
mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Diskretion, Verbindlichkeit und ein souveräner Umgang
mit vertraulichen Informationen sind für Sie selbstverständlich
• Auch bei mehreren parallelen Aufgabenstellungen
behalten Sie den Überblick und setzen Prioritäten sicher

• Sie übernehmen eine abwechslungsreiche
Assistenzfunktion mit hoher Eigenverantwortung
• Sie arbeiten in einem innovativen und internationalen
Umfeld der maritimen Industrie
• Sie profitieren von einer strukturierten Einarbeitung
und einem professionellen Onboarding
• Sie arbeiten eng mit Trainern, Fachbereichen und
weiteren Schnittstellen zusammen
• Sie erhalten Einblicke in moderne Trainings- und
Weiterbildungsprozesse
• Sie bringen Ihre organisatorischen Fähigkeiten in einem
dynamischen Umfeld ein
• Sie übernehmen eigenverantwortlich vielseitige
administrative und koordinative Aufgaben
• Sie profitieren von kurzen Entscheidungswegen und einer
teamorientierten Zusammenarbeit
• Sie können Ihre Kommunikations- und Organisationsstärke
täglich einbringen
• Sie arbeiten an einem attraktiven Standort in Kiel

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