Office Manager / Kaufmännischer Mitarbeiter (m/w/d) (Industriekaufmann/-frau)

Bei uns arbeitest Du an Präzisionsmedizin gegen Alzheimer, Parkinson und ALS – Krankheiten, für die es dringend neue Lösungen braucht. Mit unserer eigenen Technologie schaffen wir neue Möglichkeiten für frühe Diagnosen und maßgeschneiderte Therapien. Deine Arbeit hat direkten Impact und bringt echte Hoffnung in die Behandlung dieser Erkrankungen.

Bei Phalanx GmbH arbeitest Du in einem interdisziplinären Team, das Wissenschaft mit gesellschaftlicher Wirkung verbindet. Wir unterstützen uns gegenseitig, denken über Grenzen hinaus und feiern Erfolge gemeinsam.

Wer bei uns einsteigt, setzt seine Expertise dort ein, wo sie Leben verändern kann – mit Freiraum, Verantwortung und Projekten, die wirklich zählen.

Aktuell suchen wir Dich als

Office Manager / Kaufmännischer Mitarbeiter (m/w/d)

Du sorgst dafür, dass unser Büro reibungslos läuft und unterstützt unser Team im Buchhaltungs- und Office-Bereich. In dieser vielseitigen Rolle übernimmst Du wichtige organisatorische Aufgaben, arbeitest eng mit der kaufmännischen Leitung zusammen und trägst dazu bei, dass unsere Abläufe effizient und strukturiert bleiben.

Was Dich erwartet:

- Du übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben im Office- und Buchhaltungsbereich, z. B. Ablage, Dokumentenverwaltung und Datenpflege
- Du prüfst, erfasst und kontierst Ein- und Ausgangsrechnungen
- Du unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung in enger Zusammenarbeit mit der kaufmännischen Leitung
- Du pflegst und verwaltest Konten- und Stammdaten und überwachst Zahlungsein- und -ausgänge
- Du unterstützt bei der Budgetplanung, Kostenkontrolle sowie bei Monats- und Jahresabschlüssen
- Du holst Angebote ein, vergleichst Preise und wickelst kleinere Bestellungen eigenständig ab
- Du priorisierst Aufgaben, triffst Entscheidungen innerhalb deines Verantwortungsbereichs und bringst kaufmännische Analysen ein

Was wir uns von Dir wünschen:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbare höhere Qualifikation
- Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in Buchhaltung, Rechnungswesen, Einkauf oder Office Management
- Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und Organisationstalent, um Arbeitsabläufe ganzheitlich im Blick zu behalten
- Sicheres Auftreten, Kommunikationsstärke und Verhandlungsgeschick im Umgang mit Lieferanten und Dienstleistern
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie sichere MS-Office-Kenntnisse, idealerweise Erfahrung mit ERP-Systemen und DATEV
- Eigeninitiative, Flexibilität und hohe Zahlenaffinität

Was wir Dir bieten:

- Eine zentrale Rolle im Office- und Buchhaltungsbereich mit direktem Kontakt zur kaufmännischen Leitung
- Ein motiviertes Team, das Dich einbindet und unterstützt
- Raum, eigene Ideen einzubringen und Prozesse aktiv mitzugestalten
- Moderne Arbeitsmittel und eine angenehme Arbeitsatmosphäre
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Stellendetails:

- Standort: Hannover-Marienwerder
- Art: Vollzeit / Teilzeit (nach Absprache)
- Arbeitszeit: Flexibel und im Dialog planbar

Wenn Du Lust hast, die Organisation und Buchhaltung unseres Unternehmens zu steuern und aktiv zu verbessern, bist Du bei uns genau richtig.

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, Kalkulation, Kunden-, Besucherempfang, Finanzierung, Personalwesen, Kundenberatung, -betreuung, Controlling
Erweiterte Kenntnisse: Zahlungsverkehr, Ausgangsrechnung bearbeiten, Eingangsrechnung (bearbeiten etc.), Kosten- und Leistungsrechnung, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büromaterialverwaltung, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Einkauf, Beschaffung, Sachbearbeitung, Ablage, Registratur, Postbearbeitung, Textverarbeitung, Buchführung, Buchhaltung, Büro- und Verwaltungsarbeiten
Expertenkenntnisse: Büroorganisation, Büromanagement