Leitung Verwaltung (m/w/d) (Betriebsleiter/in - kaufmännisch)

Weitere Berufsbezeichnung:
Leitung Verwaltung; Verwaltungsleitung; kaufmännische Leitung; Personalleiter

Stellenbeschreibung:
[VW119] Leitung Verwaltung (m/w/d)

Schwerpunkt Buchhaltung, Personal, Office Management & Organisationsentwicklung

Die Gesellschaft zur Förderung angewandter Informatik e. V. (GFaI) ist eine industrienahe Forschungseinrichtung mit über 30 Jahren Erfahrung in der angewandten Informatik. Wir entwickeln praxisorientierte IT-Lösungen für Unternehmen und Institutionen, insbesondere in den Bereichen optische Mess- und Prüftechnik, Schall und Schwingungen, 3D-Datenverarbeitung, Robotik, Energie- und Umwelttechnik, Netzwerkinfrastruktur sowie wissensbasierte Dialogsysteme.

Neben der Forschung engagiert sich die GFaI in der Ausbildung und Qualifizierung von Fachkräften. In Zusammenarbeit mit Hochschulen fördern wir den Wissenstransfer und begleiten Studierende sowie Nachwuchstalente auf ihrem Weg in die Praxis.

Zusammen mit ihren Tochterunternehmen gfai tech GmbH und Adalogic GmbH unterstützt die GFaI den Transfer von Innovationen in den Mittelstand Deutschlands und setzt Impulse für digitale und nachhaltige Entwicklungen.

Ihre Aufgaben

Führung und Steuerung der Verwaltung

- Fachliche und organisatorische Leitung der Bereiche Buchhaltung, Personal und Office Management (Teamgröße: 6 Personen)
- Führung und Entwicklung Ihres Teams sowie Förderung einer vertrauensvollen Zusammenarbeit auf Augenhöhe
- Sicherstellung effizienter Verwaltungsabläufe sowie kontinuierliche Optimierung der internen Prozesse
- Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und Beratung bei organisatorischen und administrativen Fragestellungen

Organisationsentwicklung & Digitalisierung

- Analyse, Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse
- Planung, Steuerung und Begleitung von Digitalisierungsprojekten innerhalb der Verwaltung
- Verantwortung für die Weiterentwicklung unserer HR-Prozesse und der eingesetzten digitalen Systeme
- Begleitung von Veränderungsprozessen sowie Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Einführung neuer Arbeitsweisen

Personalmanagement & Recruiting

- Verantwortung für die Personaladministration sowie Steuerung des Recruiting-Prozesses der Verwaltung
- Erstellung und Auswertung von Personalkostenübersichten für das Projektmanagement sowie Unterstützung beim Jahresabschluss
- Sicherstellung einer strukturierten Dokumentation und kontinuierlichen Weiterentwicklung administrativer Standards
- Mitwirkung im betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutz

Ihr Profil

- Erfolgreich abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaften, Personalmanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation mit entsprechender Weiterbildung
- Mehrjährige Berufs- und Führungserfahrung in einer Verwaltungs- oder vergleichbaren Leitungsfunktion
- Fundierte Kenntnisse in den Bereichen Personalmanagement, Buchhaltung und Verwaltungsorganisation
- Sie führen empathisch, wertschätzend und auf Augenhöhe. Mit Transparenz, Verlässlichkeit und klarer Kommunikation schaffen Sie ein motivierendes Arbeitsumfeld, in dem sich Mitarbeitende entwickeln und Veränderungen aktiv mitgestalten können.
- Erfahrung in der Organisationsentwicklung sowie der Digitalisierung administrativer Prozesse
- Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie idealerweise Erfahrung mit Personal- und Buchhaltungssoftware (HRlab und DATEV)

Wir bieten Ihnen

- Ein engagiertes Team, das Wert auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit legt
- Eine verantwortungsvolle Leitungsfunktion mit direktem Berichtsweg an die Geschäftsleitung
- Einen großen Gestaltungsspielraum bei der Weiterentwicklung unserer Verwaltung
- Die Möglichkeit, Digitalisierung und Organisationsentwicklung aktiv mitzugestalten
- Kurze Entscheidungswege und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit
- Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung
- Festanstellung mit mind. 30 Stunden, Vollzeit bevorzugt
- Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten sowie individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Attraktive Zusatzleistungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Gesundheitsmanagement, JobRad-Leasing
- 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
- Teilnahme an Sport- und Firmenevents

Gestalten Sie gemeinsam mit uns die Zukunft – mit Verantwortung, Weitblick und Leidenschaft. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Ergänzende Informationen:
Homeoffice:
Umfang: Maximal 50%
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Bewerbermanagementsysteme, Personalrekrutierung, Lohnbuchhaltungssoftware LODAS (Datev)
Erweiterte Kenntnisse: Buchführung, Buchhaltung, Jahresabschluss, Personalwesen, Büroorganisation, Büromanagement, Datev-Programm Rechnungswesen, Prozessmanagement, Tabellenkalkulation Excel (MS Office)
Expertenkenntnisse: Organisationsentwicklung
Zwingend erforderlich: Gruppen-, Teamleitung