Mitarbeiter*in (m/w/d) in Technik und Verwaltung (Verwaltungsfachangestellte/r - Kommunalverwaltung)

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet in Vollzeit (39,83 Std./Woche) eine*n

Mitarbeiter*in (m/w/d) in Technik und Verwaltung

Das Studierendensekretariat ist die zentrale Registrierungsstelle und die Einrichtung für die Verwaltung von Studierenden und Promovenden an der Ruhr-Universität. Das Studierendensekretariat besteht aus den Bereichen Zulassungsstelle, Immatrikulation, Studierendensekretariat und Stipendienverwaltung. Wir organisieren das Bewerbungs- und Zulassungsverfahren für Studiengänge, sind zuständig für die Ein- und Umschreibungen, Rückmeldungen, Exmatrikulationen und verwalten diverse Stipendienprogramme.

Als Verwaltungsangestellte*r (m/w/d) erledigen Sie selbstständig und zuverlässig alle anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten. Sie sind dabei im Team die erste Anlaufstelle für Studierende in allen Fragen des von uns betreuten studentischen Lebenszyklus.

Umfang: Vollzeit
Dauer: befristet, 31.12.2027
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis: 02.08.2026

Ihre Aufgaben:

- Telefonische, schriftliche und persönliche Beratung (Sprechstunden und Veranstaltungen) von nationalen und internationalen Studieninteressenten und (ehemaligen) Studierenden zu allen Bewerbungs-, Zulassungs-, Immatrikulationsangelegenheiten sowie Prozessen der Studierendenverwaltung einschließlich dazu geltender rechtlicher Bestimmungen.
- Prüfung und Bearbeitung von Anträgen (Bewerbung, Einschreibung, Umschreibung, Exmatrikulation, Beurlaubung etc.)
- Durchführung von Rückmeldungen inkl. Beitragsbearbeitung
- Zahlbarmachung von Stipendien (inkl. entsprechender Beratung der Stipendiaten und Prozesspartner*innen)
- Bearbeitung inner- und außeruniversitärer Korrespondenz (Krankenkassen, Behörden, AkaFö etc.)
- Zusammenarbeit mit anderen Hochschulbereichen (Prüfungsämter, Studienfachberatung, International Office, etc.)
- Fachliche Mitarbeit bei der Planung und Umsetzung von Softwareeinführungen und Digitalisierungsprojekten innerhalb der Abteilung
- Beteiligung am strukturierten Wissensmanagement

Ihr Profil:

- Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung oder ein abgeschlossenes Studium
- Sie haben idealerweise Erfahrung im kunden- und serviceorientierten Arbeiten
- Sie arbeiten organisiert, verantwortungsvoll und effizient
- Sie sind sicher im Umgang mit MS-Office-Produkten
- Sie haben die Bereitschaft, sich schnell in neue Sachverhalte, Rechtsgrundlagen und Softwareprodukte einzuarbeiten
- Sie besitzen eine hohe interkulturelle Kompetenz und Offenheit
- Sie haben eine ausgeprägte Teamorientierung, Kommunikationskompetenz und Freude am Umgang mit Publikumsverkehr
- Sie verfügen über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (vergleichbar B2)
- Sie verfügen über verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (vergleichbar C1)

https://jobs.ruhr-uni-bochum.de/jobposting/6e39b4896f7eade4e9ef44df38068947d420d7550?ref=AfA (https://jobs.ruhr-uni-bochum.de/jobposting/6e39b4896f7eade4e9ef44df38068947d420d7550?ref=AfA)

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: Microsoft Office