Schulsekretär*in (w/m/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Bei der Stadtverwaltung Speyer ist im Fachbereich3 „Kultur, Tourismus, Bildung und Sport“ in der Abteilung 350 „Schule und Sport“ im Sekretariat der Berufsbildenden Schule zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle für eine/n Schulsekretär*in (w/m/d) unbefristet neu zu besetzen. Die Stelle ist grundsätzlich auch teilbar.

Die Arbeitszeit ist abhängig von der Schüler*innen-Zahl. Durch Anrechnung des Ferienausgleichs unterscheidet sich die zu arbeitende Zeit von der bezahlten Zeit. Sie arbeiten in einem Team mit einer weiteren Kollegin zusammen. Die zu arbeitende Zeit beträgt aktuell 39 Wochenstunden, die bezahlte Zeit 35,88 Wochenstunden.

Zum Aufgabenbereich der Stelle gehören insbesondere:

- Generelle Sekretariatsarbeiten (z. B. Verwaltung des Postein- und -ausgangs)
- Sekretariatsaufgaben für die Schulleitung (z. B. Korrespondenzen, Kontrolltätigkeit, Vorbereitung von Veranstaltungen, Terminverwaltung)
- Verwaltungsarbeiten im Schulverwaltungsprogramm edoo.sys (z. B. Eingabe und Pflege der Schüler*innen-Daten sowie der Lehrer*innen-Daten, Erstellung von Listen)
- Schnittstelle zwischen Stadtverwaltung (Schulträger) und der Schule zu sein
- Die Schulbuchausleihe (z. B. Erstellen der Schulbuchlisten, Kontrolle der Schüler*innen-Daten und Zuordnung einzelner Lerngruppen)
- Die Vorbereitung des Abiturs
- Die Bearbeitung von Rechnungen im städtischen Finanzprogramm CIP

Wir erwarten von den Bewerber*innen:

- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement oder zur Kauffrau für Büromanagement oder gleichwertige Ausbildung
- Diskretion, Loyalität und kooperative Zusammenarbeit mit der Schulleitung
- Souveränes, serviceorientiertes und freundliches Auftreten (erste Anlaufstelle der Schule)
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr sicherer Umgang mit „Word“ (insbesondere Serienbriefe und Layout- Funktionen), versierter Umgang mit „Excel“
- Teamfähigkeit in der Zusammenarbeit mit Schulleitung, Kollegium und Hausverwaltung
- Sichere Erledigung der Haushaltsangelegenheiten (Vorkenntnisse CIP-Programm sind wünschenswert)
- Professionelle Bearbeitung der eingehenden Telefonate und Anfragen
- Kommunikationsfähigkeit, Einsatzbereitschaft, Flexibilität
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit ist wünschenswert

Wir bieten den Bewerber*innen:

- Eine Bezahlung nach Entgeltgruppe 6 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD)
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit sowie eine gute Arbeitsatmosphäre in einem sympathischen Team
- Alle im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen (wie z. B. für Tarifbeschäftigte eine arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge, eine Jahressonderzahlung, ein Leistungsentgelt, vermögenswirksame Leistungen, Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche)
- Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
- Ein modernes, gut ausgestattetes Arbeitsumfeld
- Auf Wunsch ein Jobticket für den VRN-Bereich
- Möglichkeit des Erwerbs eines Jobrades

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich bis zum 16.08.2026 direkt über unser Bewerbungsportal.