Schulsekretär:in (m/w/d) (Sekretär/in)

Schulsekretär:in (m/w/d) Freudberg Gemeinschaftsschule Berlin ·
Wilmersdorf Wir suchen eine freundliche, zuverlässige und gut
organisierte Persönlichkeit, die unser Schulsekretariat mit Herz,
Überblick und Professionalität gestaltet. Die Freudberg
Gemeinschaftsschule ist eine staatlich anerkannte Schule in freier
Trägerschaft in Berlin-Wilmersdorf. Bei uns lernen Kinder und
Jugendliche der Klassen 1 bis 10 in einer inklusiven, vielfältigen
und lebendigen Schulgemeinschaft. Wir verstehen Schule als einen Ort,
an dem junge Menschen gesehen und ernst genommen werden, Verantwortung
übernehmen und ihre individuellen Stärken entfalten können. Dafür
braucht es nicht nur gute Pädagogik, sondern auch Menschen, die im
Hintergrund dafür sorgen, dass der Schulalltag gut organisiert ist
und alle wichtigen Fäden zusammenlaufen. Für unser Schulsekretariat
suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Schulsekretär:in
(m/w/d). Ihr Arbeitsplatz: mitten im Leben unserer Schule Das
Schulsekretariat ist die erste Anlaufstelle für viele Menschen, die
mit unserer Schule verbunden sind. Hier laufen Informationen zusammen,
hier werden Fragen beantwortet, Termine koordiniert, Anliegen
aufgenommen und Lösungen gefunden. Sie sind damit eine wichtige
Schnittstelle zwischen Schüler:innen, Eltern, Pädagog:innen,
Schulleitung, Träger und externen Ansprechpersonen. Wir wünschen uns
jemanden, der diese Rolle gerne übernimmt: freundlich und zugewandt
im Kontakt, verbindlich und professionell in der Kommunikation und
gleichzeitig souverän genug, auch dann den Überblick zu behalten,
wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren. Ihre Aufgaben –
Organisation & Verwaltung Sie organisieren und koordinieren die
vielfältigen Abläufe des Schulsekretariats. Sie übernehmen
allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben sowie den Schriftverkehr.
Sie bearbeiten E-Mails und telefonische Anfragen und sorgen dafür,
dass Informationen zuverlässig an die richtigen Stellen gelangen. Sie
koordinieren Termine und unterstützen die Schulleitung bei
organisatorischen Aufgaben. Sie führen und pflegen schulische
Unterlagen, Daten und Dokumentationen sorgfältig und
datenschutzkonform. Außerdem unterstützen Sie bei Bestellungen,
Materialverwaltung und weiteren organisatorischen Angelegenheiten des
Schulalltags. Sie wirken bei schulischen Veranstaltungen,
Anmeldeverfahren und organisatorischen Prozessen rund um das Schuljahr
mit. Ansprechpartner:in für Schüler:innen und Familien Sie sind eine
verlässliche und freundliche Ansprechperson für Schüler:innen,
Eltern und Erziehungsberechtigte. Sie nehmen Anliegen auf, beantworten
Fragen im Rahmen Ihres Aufgabenbereichs und vermitteln bei Bedarf an
die zuständigen Kolleg:innen. Sie unterstützen bei organisatorischen
Fragen rund um Schulbesuch, Bescheinigungen, Termine und schulische
Abläufe. Sie begleiten die Kommunikation mit Familien auch in
Situationen, die ein besonders gutes Gespür für unterschiedliche
Bedürfnisse und Perspektiven erfordern. Unterstützung des
pädagogischen Teams Sie unterstützen Lehrkräfte, Erzieher:innen,
Schulbegleiter:innen und weitere Kolleg:innen bei organisatorischen
Fragen. Sie arbeiten eng mit der Schulleitung und den verschiedenen
Bereichen unserer Schule zusammen. Sie halten im Alltag viele Fäden
zusammen und tragen dazu bei, dass Informationen dort ankommen, wo sie
gebraucht werden. Zusammenarbeit mit externen Stellen Sie
kommunizieren mit Behörden, Dienstleistern und weiteren externen
Ansprechpersonen. Sie unterstützen bei administrativen Vorgängen im
Zusammenhang mit dem Berliner Schulwesen und kennen idealerweise die
besonderen Abläufe einer Berliner Schule oder sind bereit, sich
zügig in diese einzuarbeiten. Das bringen Sie mit Uns ist nicht
allein wichtig, welchen Abschluss Sie haben, sondern vor allem, wie
Sie arbeiten und Menschen begegnen. Sie passen gut zu uns, wenn Sie
eine kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Ausbildung
abgeschlossen haben.