Assistenz des Ersten Beigeordneten (m/w/d) (Verwaltungsfachangestellte/r - Kommunalverwaltung)

Stellenausschreibung

Aufgrund eines Renteneintritts suchen wir ab 15.11.2026 eine

Assistenz des Ersten Beigeordneten (m/w/d)
- in Voll- oder Teilzeit (25 bis 39 Stunden/Woche) -

Ihre wichtigsten Aufgaben:

- Betreuung des Technischen Ausschusses inkl. Vor- und Nachbereitung und Protokollführung
- Bearbeitung von telefonischen und schriftlichen Bürgeranliegen inklusive Prüfung der Sachverhalte, Abstimmung mit den zuständigen Fachämtern und Koordination geeigneter Lösungswege
- Koordination und Überwachung von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen
- Postbearbeitung in Papierform und digital
- Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Organisation repräsentativen Veranstaltungen
- Eigenständige Recherche, Aufbereitung und Zusammenstellung von Informationen und Entscheidungsgrundlagen
- Führung des Pressespiegels
- Digitale Aktenablage im Dokumentenmanagementsystem enaio
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Wir wünschen uns:

- Abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit Erfahrung im Assistenzbereich
- Sehr gute EDV-Kenntnisse (u.a. MS Office), Praxiskenntnisse mit dem Dokumentenmanagementsystem „enaio“ und dem Sitzungsmanagementsystem „Session“ sind von Vorteil
- Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, Konflikte konstruktiv zu lösen
- Freude am Umgang mit Bürgern sowie ein freundliches und sicheres Auftreten
- Zuverlässigkeit, höchste Loyalität und absolute Diskretion
- Bereitschaft, sich auch außerhalb der üblichen Dienstzeiten zu engagieren

Wir bieten:

- Eine unbefristete, krisensichere Stelle mit vielen interessanten und vielseitigen Aufgaben in Voll- oder Teilzeit (25 bis 39 Stunden/Woche)
- Eine nach Entgeltgruppe EG 8 TVöD bewertete Stelle. Das monatliche Bruttoentgelt beträgt – abhängig von der einschlägigen Berufserfahrung und der daraus resultierenden Stufenzuordnung 3.486,40 € bis 4.230,97 € (bei Vollzeit)
- Zusätzlich eine Jahressonderzahlung und eine Altersversorgung über die Zusatzversorgungskasse (ZVK) entsprechend der tariflichen Regelungen sowie eine jährliche Anerkennungsprämie
- Einen Zuschuss zum Deutschland-Ticket Jobticket
- Selbstständiges Arbeiten in einem engagierten Team
- Vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten und gesundheitsfördernde Maßnahmen (z.B. Fahrrad-Leasing zu attraktiven Konditionen, Ermäßigungen für das städtische Hallenbad und für umfangreiche Gesundheitskursangebote der VHS Leonberg/Weil der Stadt)
- Eine verantwortungsvolle und sinnstiftende Tätigkeit für das Gemeinwesen

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte bis 27.09.2026 an
[email protected] ([email protected]) senden. Für fachliche Auskünfte steht Ihnen der Erste Beigeordnete Herr Jürgen Katz unter 07033 521-209 oder [email protected] gerne zur Verfügung.

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Besprechungsvorbereitung, -organisation, Postbearbeitung, Protokollieren, Terminplanung, -überwachung, Recherche, Informationsbeschaffung, Fristenüberwachung