Sekretariatsmitarbeiter*in der Klinikleitung (w/m/d)

Mit mehr als 140 ärztlichen Mitarbeitenden sind wir die größte Klinik an der UMG. Pro Jahr betreuen wir mehr als 30.000 Patient*innen perioperativ und decken dabei das gesamte anästhesiologische Spektrum eines universitären Maximalversorgers ab. Unsere Intensivmedizin versorgt pro Jahr ca. 4.000 Patient*innen. Als langjährig etabliertes ARDS- und ECMO-Zentrum tragen wir nicht nur während der Covid Pandemie zur Versorgung Schwerstbetroffener bei. Die Notärzt*innen der Klinik besetzen zwei Notarzteinsatzfahrzeuge sowie den Rettungshubschrauber Christoph44 und werden in jedem Jahr mehr als 3.000mal zum Einsatz gerufen. Unsere Schmerztherapie hat internationales Renommee und versorgt pro Jahr ca. 2.500 Patient*innen. Mit unseren wissenschaftlichen Schwerpunkten tragen wir im Rahmen national und international geförderter Drittmittelprojekte zur Verbesserung der klinischen Versorgung bei. Durch unser Engagement in der universitären Lehre begeistern wir junge Kolleg*innen für unser Fach. Die exzellente Versorgung der Patient*innen ist unser täglicher Anspruch. Ein gutes Betriebsklima und die Zufriedenheit unserer Mitarbeitenden ist dafür die Voraussetzung. Anspruch der Klinikleitung ist es, diesen Aspekt gleichwertig mit der fachlichen und wirtschaftlichen Verantwortung in den Fokus ihrer Arbeit zu stellen.

Ihre Aufgaben

- Unterstützung der Klinikleitung bei allen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten

- Annahme und Bearbeitung von Anliegen verschiedener Interessengruppen sowie Termin- und Kalendermanagement

- Ansprechpartner*in für die Klinik innerhalb und außerhalb der UMG

- Unterstützung bei der Wahlarztabrechnung

- Organisation von Meetings, Fortbildungen und weiteren Terminen

- Empfang und Betreuung von Gästen und internen Mitarbeitenden

- Dokumentation und Erstellen von Anträgen und Protokollen

- Unterstützung in den Ambulanzen der Klinik (z. B. Schmerzambulanz, Prämedikationsambulanz)

Ihre Qualifikationen

- fundierte Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung in der Führung von Sekretariatsbereichen (oder in einer vergleichbaren Position)

- Ausbildung im kaufmännischen oder medizinischen Bereich (z B. MFA, ZFA)

- selbstständige, hervorragend organisierte und teamorientierte Persönlichkeit

- Loyalität, Diskretion und Eigeninitiative

- Verständnis für medizinische Zusammenhänge

- ausgeprägte PC-Affinität

- sehr gute Kenntnisse relevanter Software-Anwendungen (u.a. MS Office, SAP, Zoom)

- verbindliche und professionelle Kommunikationsfähigkeit

Wir bieten

- verantwortungsvolle und vielseitige Tätigkeit im hochmotivierten Leitungsteam der Klinik

- Möglichkeit zur Mitgestaltung administrativer Prozesse

- betriebseigene Kindertagesstätte, Hort und Kinderferienbetreuung

- umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement

- vielfältige Vergünstigungen für UMG-Mitarbeitende (https://www.umg.eu/karriere/benefits-fuer-umg-beschaeftigte/)

- Entgelt nach Tarifvertrag TV-L inkl. Sozialleistungen (z.B. betriebliche Altersvorsorge)