Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) gesucht (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Wir suchen zum nächstmöglichen Termin zur Verstärkung unseres Teams

Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d)

Der Verein „Regionalwerkstatt Brandenburg e. V.“ mit Sitz in Cottbus ist seit 1993 aktiv tätig. Die Satzung beschreibt den Vereinszweck mit der Förderung und Entwicklung der Werte des Menschen und die Hilfe bei der Entwicklung eines selbstbestimmten und selbstverantworteten Lebens, besonders durch

- die Förderung der Jugendhilfe, Förderung der Erziehung, Volks- und Berufsausbildung einschließlich der Studentenhilfe,
- Förderung der Hilfe für politisch, rassisch oder religiös Verfolgte, für Flüchtlinge und Vertriebene,
- Förderung von Kriminalprävention und
- Förderung des bürgerschaftlichen Engagements zugunsten gemeinnütziger und mildtätiger Zwecke.

Der Verein ist ausschließlich und anerkannt gemeinnützig tätig mit langjährigen Erfahrungen im Bereich der Beschäftigungsförderung in der Stadt Cottbus und der Region. Der Träger besitzt durchgängig seit 2009 intensive Erfahrungen in der Arbeit mit Kindern und Jugendlichen. Seit 2013 ist der Regionalwerkstatt Brandenburg e.V. freier Träger der Jugendhilfe. Unser Verein beschäftigt ca. 100 Mitarbeitende. Zusätzlich werden über geförderte Projekte des Jobcenters Cottbus über 70 Teilnehmende mit Aufwandsentschädigung betreut.

Ihr Aufgabenbereich

Sie sitzen an einer wichtigen Schnittstelle in unserer Verwaltung! Was sind die Aufgaben?

Büroorganisation & Kommunikation

- Postbearbeitung (Eingang und Ausgang) sowie Weiterleitung an die richtigen Personen
- Verwaltung von E-Mails und Beantwortung allgemeiner Anfragen
- Betreuung des Telefons und Weitergabe von Nachrichten
- Empfang und Betreuung von Besuchern, Kunden oder Bewerbern
- Beschaffung von Büromaterial und technischen Geräten

Termin- und Reisemanagement

- Planung und Überwachung von Terminen sowie Besprechungen.
- Vor- und Nachbereitung von Meetings (z. B. Räume vorbereiten, Unterlagen zusammenstellen)
- Organisation von Dienstreisen

Finanzen & Rechnungswesen

- Vorbereitung der Buchhaltung
- Prüfung und Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Kassenverantwortung
- Überwachung von Zahlungseingängen und Lieferterminen Dokumentenmanagement & Datenpflege
- Erstellung von Briefen, Tabellen, Präsentationen und Protokollen.
- Ablage, Archivierung und Strukturierung von Dokumenten.
- Pflege von Kundendaten und internen Systemen.
- Personal & Verwaltung
- Unterstützung bei der Urlaubsplanung und Zeiterfassung
- Mitwirkung bei der Vorbereitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Sie bringen mit:

- wünschenswert ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Berufserfahrungen im Bereich Verwaltung, ggf. vergleichbare Qualifikationen
- Sichere Anwendung des Office Pakets
- Fach- und Sozialkompetenz, überzeugende Teamorientiertheit, gepaart mit Konflikt- und Kritikfähigkeit
- Engagement und Leistungsbereitschaft
- Voraussetzung für verantwortungsvolles und selbständiges Arbeiten
- Erfahrungen in der Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln
- ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Kooperationsbereitschaft
- Belastbarkeit sowie Organisationstalent
- Freude am Umgang mit Menschen und der Zusammenarbeit im Team

Wir bieten Ihnen:

…eine vielseitige Tätigkeit in einem zukunftsorientierten und familienfreundlichen Verein mit flachen Hierarchien!

- Voll- oder Teilzeitbeschäftigung von Montag bis Freitag
- Vollzeit 39 Stunden pro Woche
- 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
- 2 Regenerationstage
- Freistellung für den 24.12. und 31.12.
- individuelle Einarbeitung am Arbeitsplatz
- Förderungen bei Teilnahme an Fort- und Weiterbildungen
- und weitere Benefits

Wir bitten um Verständnis, dass aus Kostengründen Bewerbungsunterlagen nur zurück-geschickt werden können, wenn ein adressierter, ausreichend großer und ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist.

Von der Zusendung von Eingangsbestätigungen und Zwischenbescheiden wird abgesehen.

Vollständige Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Berufsabschlussnachweis) sind schnellstmöglich an Regionalwerkstatt Brandenburg e.V., Wernerstraße 19, 03046 Cottbus zu richten oder gerne per E-Mail an [email protected] ([email protected]) .

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Zahlungsverkehr, Buchführung, Buchhaltung
Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement, Korrespondenz, Sachbearbeitung, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Postbearbeitung, Präsentationsunterlagen erstellen, Textverarbeitung, Reiseorganisation, Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, Ausgangsrechnung bearbeiten, Eingangsrechnung (bearbeiten etc.), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Ablage, Registratur, Terminplanung, -überwachung