Assisten*in des Prorektorats (m/w/d) (Büroassistent/in)

Die Hochschule für Musik und Tanz Köln gehört zu den weltweit führenden
künstlerischen Ausbildungseinrichtungen und zählt mit ihren drei Standorten in
Köln, Wuppertal und Aachen zu den größten Musikhochschulen Europas. Geprägt
wird die Hochschule durch über 550 Lehrende, darunter eine Vielzahl
renommierter Persönlichkeiten des internationalen Musiklebens, der
Wissenschaft, der Pädagogik und des Tanzes. Sie betreuen die rund 1550
Studierenden aus über 50 Ländern. Rund 180 Mitarbeiter*innen in Technik und
Verwaltung sorgen für breite Serviceleistungen für den Lehr- und
Veranstaltungsbetrieb.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit und befristetfür die
Amtszeit des aktuellen Rektorats bis zum 30.09.2029 zur Unterstützung des
Rektorats einen Assistentin des Prorektorats (m/w/d) am Hochschulstandort
Köln.

Ihre Aufgaben

- Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten: Ablage von
Unterlagen, Postbearbeitung und Weiterleitung per Scan, Bearbeitung des
Email-Postfachs, Begrüßung von Gästen, Unterstützung bei
Reisekostenabrechnungen etc.
- Organisation von Terminen und Meetings: u.a. Terminabfragen, Organisation
und Durchführung von Raumbuchungen in der Raumbuchungssoftware Asimut und ggf.
Buchung externer Räumlichkeiten
- Kommunikation im Haus: Versand von Mails an vorgegebene Verteiler, Versand
von Tagesordnungen, Protokollen etc.
- Informationsbeschaffung im Haus (u.a. Nachfragen tätigen und verwalten)
- Assistenz beim Verfassen von Texten (Mails, Vorschläge, Beschlüsse),
Vorbereitung von Präsentationen, Recherche im Internet und anderen Quellen zu
bestimmten Themen und Zusammenfassung/Aufbereitung der Ergebnisse, Verfassen
von Protokollen
- Unterstützung in der Nutzung der hochschuleigenen Internetnutzungen (Ilias,
Asimut, Sciebo, B-ite, etc)

Unsere Anforderungen

- Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d)
wünschenswert, alternativ vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen
- Sehr strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise
- Organisationstalent und gutes Selbst- und Zeitmanagement
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen (Word, Excel,
Powerpoint) sowie Outlook
- Bereitschaft zur Einarbeitung in die o.g. Software
- Sehr gute Deutschkenntnisse (Sprachniveau mind. C1) und gute
Englischkenntnisse (Sprachniveau B2), jeweils in Wort und Schrift
- Die Arbeit erfolgt in der Regel vormittags. Die Bereitschaft für Sitzungen
ca. 2x pro Monat nachmittags zu arbeiten, wird erwartet.
- Affinität für Musik und Tanz ist von Vorteil

Bei Vorliegen der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen erfolgt
die Eingruppierung nach Entgeltgruppe6 TV-L. Es handelt sich um ein befristetes
Arbeitsverhältnis inTeilzeit mit 50,00 %, dies entspricht derzeit 19,915
Stunden/Woche. Bitte gleichen Sie vor Übersendung Ihrer Bewerbung Ihre
Gehaltsvorstellung mit den durch den TV-L vorgegbenen Möglichkeiten ab.
Informationen finden Sie mit einem Klick hier:Entgelttabelle TV-L.

Die HfMT Köln liegt als internationale und weltoffene Einrichtung direkt im
Herzen von Köln. Sie bekennt sich zu einem chancengerechten und
diskriminierungsfreien Lern-, Lehr- und Arbeitsumfeld und wirkt auf den Abbau
struktureller Barrieren hin. Sie begrüßt daher alle Bewerber*innen unabhängig
von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion,
Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität sowie die Bewerbung
von Menschen mit Migrationsgeschichte und People of Color.

Die Hochschule strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert Frauen
ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Frauen werden nach Maßgabe des
Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von
Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte sind willkommen und
werden im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.

Neben der Fortbildung ihrer Beschäftigten ist die Vereinbarkeit von Beruf und
Privatleben für die HfMT Köln ein wichtiges Anliegen. Daher profitieren die
Beschäftigten von gleitenden Arbeitszeiten im Rahmen der dienstlichen
Möglichkeiten, Kinderbetreuungsmöglichkeiten, mobiler Arbeit, den im
öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen (Jahressonderzahlung,
Zusatzversorgung usw.) sowie von betrieblichen Sportangeboten.

Bitte bewerben Sie sich (einschließlich Motivationsschreiben, Lebenslauf und
relevante Zeugnisse)bis zum 16.09.2026über unser Online-Bewerbungsportal.
Bewerbungen in Papierform oder per Email können nicht berücksichtigt werden.
Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in den Kalenderwochen 39 und
40 statt.

Für Fragen zu den Aufgaben wenden Sie sich bitte an Prorektor Paul van Zelm:
[email protected].