Büro-/Projektassistenz Bürokaufmann(frau) (Büroassistent/in)

Weitere Berufsbezeichnung:
technische Gebäudeausrüstung

Stellenbeschreibung:
Als mittelständisches Ingenieurbüro sind wir auf die Beratung, Planung und Objektüberwachung technischer Gebäudeausrüstung in den Bereichen Elektrotechnik, Nachrichtentechnik, Informationstechnik und Fördertechnik im Gesundheitswesen spezialisiert.

Als erste Anlaufstelle für interne und die externen Anliegen sind Sie die Schnittstelle der Abteilungen und Bürostandorte. Ihre Aufgaben umfassen neben der Projektassistenz die eigenverantwortliche Büroorganisation, Büromaterialverwaltung und -bestellung, Mitorganisation von Tagungen und Veranstaltungen, Reiseplanung, Telefondienst und Post- und Mailkorrespondenz.

Als Projektassistenz unterstützen Sie die Kollegen(innen) bei der Erstellung von Vorplanungs-, Entwurfs- und Ausführungsplanungsunterlagen, bei Vergabeverfahren (Zusammenstellung und Versand von Leistungsverzeichnissen, Angebotsprüfung, Erstellung von Preisspiegeln und Vorbereitung von Vergabevorschlägen, Anlegen von Verträgen, Nachträgen sowie Aufmaß- und Rechnungsbearbeitung (rechnerisch) mit dem Ausschreibungsprogramm AVANTI, umfassende Projektablage (Print und Digital) gemäß unserem Qualitätsmanagement ISO 9001, Arbeiten mit verschiedenen Vergabeplattformen.

Übergeordnete Aufgaben wie

- Digitalisierung der standortübergreifenden Schulungsnachweise und selbständige Aktualisierung und Nachverfolgung
- Digitalisierung aller Normen, Einrichtung eines digitalen Normenportals, Aktualisierung und Recherche der Normen, selbständige Information aller Mitarbeiter/- innen bei Änderungen
- Zentraleinkauf für das Büromaterial für alle Standorte inkl. Preisverhandlungen

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Büroorganisation, Büromanagement, Korrespondenz, Projektassistenz