Kaufmännische Fachkraft / Assistenz Verwaltung & Rechnungswesen (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Weitere Berufsbezeichnung:
Kaufmännische Fachkraft (m/w/d); Office Manager/in (m/w/d); Büroassistenz / Büroorganisation (m/w/d); Teamassistenz Verwaltung (m/w/d)

Stellenbeschreibung:
Die Volta Windkraft GmbH mit Sitz in Ochsenfurt im Landkreis Würzburg ist eine der führenden Fachfirmen Bayerns im Bereich der Windenergie. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte

Kaufmännische Fachkraft / Assistenz Verwaltung und Rechnungswesen (m/w/d) in Teilzeit (20 Stunden/Woche)

Stellenziel

Als kaufmännische Verwaltungskraft unterstützen Sie die Geschäftsführung und das Team bei der Organisation und dem reibungslosen Ablauf unserer kaufmännischen und administrativen Prozesse. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere die Büroorganisation, allgemeine Sekretariatsaufgaben sowie Tätigkeiten im Bereich der vorbereitenden Buchhaltung.

Darüber hinaus unterstützen Sie unsere Projektentwicklung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Hierzu gehören unter anderem die Anpassung und Bearbeitung von Verträgen, die Erstellung und Aufbereitung von Projektunterlagen.

Aufgaben und Verantwortungsbereiche

Sekretariat und Büroorganisation

- Organisation und Koordination allgemeiner Büroabläufe
- Bearbeitung der Korrespondenz sowie allgemeiner administrativer Aufgaben
- Terminverwaltung und Unterstützung der Geschäftsführung
- Pflege von Dokumenten, Ablagen und Verwaltungssystemen
- Empfang und Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern
- Unterstützung bei der Durchführung von Veranstaltungen sowie anschließende Nachbereitung

Telefon und Kommunikation

- Entgegennahme und Weiterleitung von Anfragen

Rechnungswesen und kaufmännische Verwaltung

- Prüfung und Kontrolle eingehender Rechnungen (Rechnungseingangskontrolle)
- Vorbereitung der Rechnungen für die Buchhaltung
- Abrechnungen
- Erstellung und Versand von Ausgangsrechnungen
- Überwachung von Zahlungseingängen und Unterstützung beim Mahnwesen
- Pflege von Stammdaten und kaufmännischen Unterlagen

Vorbereitende Buchhaltung und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

- Vorbereitung der Unterlagen für die laufende Buchhaltung
- Zusammenstellung und Weitergabe der relevanten Belege an den Steuerberater
- Abstimmung mit dem Steuerberater bei buchhalterischen Fragestellungen

Anforderungen

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder vergleichbar, z.B. Steuerfachgehilfe/in
- Berufserfahrung in Verwaltung, Sekretariat oder Rechnungswesen wünschenswert
- Sicherer Umgang mit MS Office und kaufmännischer Software
- Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
- Freundliches und professionelles Auftreten im Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern
- Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Wir freuen uns auf Ihre schriftliche Bewerbung per E-Mail an [email protected], z. Hd. Frau Kristina Amendt.