Kaufmännische Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Schwerpunkt Finanzen, Controlling & Organisation

Teilzeit 24–28 Std./Woche | unbefristet | Düsseldorf-Golzheim | ab sofort

Die 28 Grad Architektur GmbH ist ein Architekturbüro in Düsseldorf mit Schwerpunkt auf anspruchsvollen Sonderbauten und Projekten mit erhöhten Sicherheitsanforderungen.

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine kaufmännische Assistenz, die Zahlen ebenso gut im Blick behält wie organisatorische Abläufe. Im Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit steht die kaufmännische Organisation unseres Büros: Sie schaffen Transparenz über Liquidität, laufende Kosten, offene Forderungen und wirtschaftliche Projektstände und bereiten damit wichtige Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung vor.

Sie arbeiten dabei eng und direkt mit der Geschäftsführung, unserem Planungsteam und unserem Steuerbüro zusammen.

Ihre Aufgaben

Kaufmännische Steuerung & Controlling

- Aufbau, Pflege und regelmäßige Fortschreibung unserer Liquiditätsplanung
- Erstellung eines monatlichen Überblicks über laufende Einnahmen, Ausgaben und Zahlungsverpflichtungen
- Erfassung und Pflege wiederkehrender betrieblicher Kosten
- Überwachung offener Forderungen und anstehender Zahlungen
- Erstellung und Pflege von Zahlungsplänen für laufende Projekte
- Rechnungsstellung sowie Überwachung der Zahlungseingänge und des Mahnwesens
- Unterstützung bei Stundensatz-, Personal- und Projektkalkulationen
- Unterstützung beim wirtschaftlichen Projektcontrolling sowie bei Soll-Ist-Vergleichen
- Erstellung und Pflege von Angeboten und Aufträgen mit unserer Bürosoftware Projekt Pro
- Vorbereitung der laufenden Buchhaltung und Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro
- Unterstützung bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen

Personaladministration

- Vorbereitung und Pflege von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen und Personalunterlagen
- Organisation von Ein- und Austritten sowie Pflege der digitalen Personalakten
- Vorbereitung der monatlichen Lohnbuchhaltung
- Pflege von Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung
- Kommunikation mit Steuerbüro, Sozialversicherungsträgern und Behörden

Büroorganisation

- Koordination allgemeiner organisatorischer Abläufe
- Kommunikation mit externen Dienstleistern und Geschäftspartnern
- Organisation wiederkehrender Bürothemen und Bestellungen
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung interner Abläufe

Ihr Profil

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in kaufmännischer Assistenz, Buchhaltung, Rechnungswesen oder Büroorganisation
- Freude an Zahlen sowie ein gutes kaufmännisches Verständnis
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
- Fähigkeit, finanzielle Informationen strukturiert aufzubereiten und Zusammenhänge zu erkennen
- Selbstständige, sorgfältige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Erfahrung aus einem Architektur-, Ingenieur- oder Planungsbüro ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung. In unsere Bürosoftware Projekt Pro und unsere internen Abläufe arbeiten wir Sie selbstverständlich ein.

Was uns bei der Zusammenarbeit wichtig ist

Sie arbeiten ruhig, strukturiert und vorausschauend und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen parallel anstehen.

Sie kommunizieren freundlich und verbindlich, hören zu und schätzen die Zusammenarbeit in einem kleinen Team mit kurzen Entscheidungswegen.

Dabei verstehen Sie Ihre Position als verlässliche kaufmännische Schnittstelle: Sie bereiten Informationen eigenständig auf, erkennen offene Punkte und sprechen diese frühzeitig an.

Was wir bieten

- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Position mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Einen eigenen kaufmännischen Verantwortungsbereich mit Gestaltungsmöglichkeiten
- 24–28 Wochenstunden mit flexibler Arbeitszeitgestaltung nach Absprache
- Einen unbefristeten Arbeitsplatz
- Kurze Entscheidungswege und ein persönliches Team
- Ein modernes Arbeitsumfeld in Düsseldorf-Golzheim
- Strukturierte Einarbeitung in unsere Prozesse und Programme
- Möglichkeiten zur fachlichen Weiterentwicklung

Vergütung: je nach Wochenstunden, Qualifikation und Berufserfahrung zwischen 2.500 und 3.200 € brutto monatlich bei 24–28 Wochenstunden.

Interesse?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf, relevanten Zeugnissen, Ihrem möglichen Eintrittstermin und Ihrer Gehaltsvorstellung.

28 Grad Architektur GmbH
Homberger Straße 5
40474 Düsseldorf

Bewerbung per E-Mail an:
[email protected]

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Personalwesen, Kosten- und Leistungsrechnung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Controlling, Terminplanung, -überwachung
Erweiterte Kenntnisse: Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Ausgangsrechnung bearbeiten, Eingangsrechnung (bearbeiten etc.), Kostenkontrolle, Kalkulation, Zahlungsverkehr, Buchführung, Buchhaltung, Finanzplanung
Expertenkenntnisse: E-Mail-Programm Outlook (MS Office)