Administrative Assistant (m/w/d) (Office-Manager/in)

Zusammenfassung

Sie behalten stets den Überblick, organisieren mit Leidenschaft und schätzen die Arbeit in einem multikulturellen Umfeld? Dann erwartet Sie eine abwechslungsreiche Aufgabe, bei der Sie die administrativen Abläufe eines hochspezialisierten Programmbereichs koordinieren und mitgestalten können.
Beschreibung

- Eigenständige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (z. B. Korrespondenz, Berichte, Ablage, Bearbeitung und Registrierung des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs
- Bearbeitung administrativer Anfragen von Mitarbeitenden und externen Dienstleistern
- Organisation und Buchung von Dienstreisen sowie Verwaltung der zugehörigen Reiseunterlagen
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender sowie bei administrativen Prozessen für Dienstleister und ausscheidende Teammitglieder
- Entgegennahme und Bearbeitung externer Telefonanfragen sowie Koordination von Anfragen anderer Abteilungen
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Besprechungen, Workshops, Team-Events und externen Besuchen
- Vertretung der GEO-Sekretärin bzw. des GEO-Verwaltungsassistenten während Abwesenheiten
- Mitwirkung bei der Vorbereitung und administrativen Unterstützung von Satellitenstartkampagnen, Start- und Inbetriebnahmeaktivitäten
- Administrative Unterstützung weiterer Sekretariate innerhalb der PRD-Abteilung nach Bedarf
Über den Kunden

Unser Kunde ist ist eine zwischenstaatliche Organisation. Sie betreibt und entwickelt Wettersatelliten, die essenzielle Daten für Wettervorhersage, Klimabeobachtung und Umweltüberwachung liefern. Von ihrem Hauptsitz in Darmstadt aus koordiniert das Unternehmen internationale Missionen und Programme, die einen wichtigen Beitrag zur globalen Klima- und Wetterforschung leisten.
Anforderungen

- Erfahrung in einem mehrsprachigen und/oder internationalen Arbeitsumfeld
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägte schriftliche Ausdrucksfähigkeit und Kommunikationsstärke
- Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen, SAP und idealerweise mit einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem
- Hohe Serviceorientierung und ein professionelles Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
- Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise
- Ausgeprägter Teamgeist und die Fähigkeit
Was wir bieten

- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld
- Ein professionelles, kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld
- Arbeitszeiten von 40h/ Woche
- Eine attraktive Vergütung von 40.000€ - 45.000€ p.a.
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