Office Manager/in (m/w/d) im Sachverständigenbüro (25-38 Std./Woche) (Office-Manager/in)

Weitere Berufsbezeichnung:
Wirtschaftsingenieur/in

Stellenbeschreibung:
Office Manager/in (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit (25 - 38 Std./Woche)

Über uns

Wir sind ein spezialisiertes Ingenieur- und Sachverständigenbüro mit Schwerpunkt auf Elektrotechnik, Photovoltaik und Maschinensicherheit. Wir erstellen fachtechnische Gutachten für Gerichte, Behörden und private Auftraggeber und verbinden dabei technisches Know-How, rechtliche Präzision und praxisorientierte Lösungen.
Zur strukturellen Erweiterung unseres Büros suchen wir eine*n zuverlässige*n, sorgfältige*n und eigenständige*n Office Manager*in, der/die unsere technischen und gutachterlichen Prozesse professionell unterstützt.

Ihre Aufgaben

Administrative Organisation & Büroabläufe

- Strukturierte Organisation des Tagesgeschäfts
- Allgemeine Büroorganisation und Dokumentenverwaltung
- Terminmanagement sowie Bürokoordination interner und externer Abstimmungen

Projekt- und Gutachtenunterstützung

- Vorbereitung und Pflege von Unterlagen, Gutachten, Projekt- und Kundendaten
- Redaktionelle Korrekturen und formale Prüfung von Gutachten
- Schriftverkehr mit Gerichten, Behörden, Unternehmen und Privatkunden
- Schulungsvorbereitung und Unterstützung
- Unterstützung-Produktentwicklung im Bereich Schulungen und Gutachterwesen.

Kaufmännische Aufgaben

- Erstellung von Angeboten und Rechnungen
- Überwachung von Zahlungseingängen und Fristen
- Vorbereitung der Buchhaltung: Sortieren, Scannen und Zuordnen von Belegen (Eingangs- und Ausgangsrechnungen)

Fristen- und Terminüberwachung

- Verfolgung wiederkehrender Prüf- und Wartungsfristen
- Überwachung gerichtlicher Fristen und Abläufe

Ihr Profil

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, oder technische Ausbildung mit kaufmännischen Anteilen, oder eine vergleichbare Qualifikation
- Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und sicherer Umgang mit professioneller Korrespondenz
- Hohe Zuverlässigkeit, Sorgfalt und strukturierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Erfahrung im technischen Umfeld oder Interesse an technischen Themen von Vorteil
- Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und selbstständiges Arbeiten
- Erfahrungen im handwerklichen Umfeld sowie im Umgang mit juristischen Akteuren sind wünschenswert

Wir bieten

- Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung effizienter Büro- und Dokumentenprozesse
- Langfristige, verantwortungsvolle Position in einem wachsenden technischen Umfeld
- Strukturierte Einarbeitung in unsere Dienstleistungen und Abläufe
- Kollegiale Zusammenarbeit, kurze Entscheidungswege und ein professionelles Arbeitsumfeld
- Weiterbildung
- Wellpass

Arbeitsumfang & Starttermin

- Teil- oder Vollzeit, 25-38 Stunden pro Woche
- Starttermin: ab September 2026

Bewerbung

Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf und ein kurzes Anschreiben per E‑Mail an:
[email protected]

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Technisches Verständnis, Buchführung, Buchhaltung, Berichtswesen, Information, Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office)
Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Akten, Schriftgut verwalten, Zahlungsverkehr, Kaufmännische Kenntnisse, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement, Korrespondenz, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Sachbearbeitung, Abrechnung, Postbearbeitung