Assistenz des Direktors (m/w/d, E 6 TV-L, 50%) (Kaufmann/-frau - Bürokommunikation)

Das College of Fellows – Center for Interdisciplinary and Intercultural Studies der Universität Tübingen sucht zum nächstmöglichen Termin unbefristet

eine Assistenz des Direktors (m/w/d, E 6 TV-L, 50%)

Sie haben Freude am Umgang mit Menschen und Lust auf eine vielseitige Tätigkeit? Wir suchen eine zuverlässige und offene Persönlichkeit, die Eigeninitiative, Teamfähigkeit, Flexibilität, Lernbereitschaft, Problemlösungskompetenz und eine strukturierte Arbeitsweise mitbringt, um unser kleines, motiviertes und aufgeschlossenes Team zu ergänzen und unsere Fellows zu unterstützen.

Als Zentrale wissenschaftliche Einrichtung der Universität Tübingen beruft das College of Fellows Gastwissenschaftler/innen nach Tübingen und fördert den inhaltlichen Austausch aller internationalen Research Fellows der Universität Tübingen.

Das Aufgabengebiet umfasst unter anderem:

- Assistenz des Direktors und Sekretariatstätigkeiten, insbes. Terminkoordination, Reiseorganisation und die Vorbereitung von Besprechungen oder Veranstaltungen
- Bearbeitung von Standardvorgängen (z. B. Beschaffung, Inventarisierung) und Zuarbeit bei Verwaltungsaufgaben
- Arbeitsplatzvorbereitung und Hausverwaltung, insbes. organisatorische Abläufe und eigenverantwortliche Koordination von Dienstleistungen am Gebäude, Geräte- und Materiabeschaffung
- Haushaltsüberwachung, Bearbeitung von Rechnungen und Abwicklung von Drittmitteln
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Vertragsunterlagen und der Prüfung und Abrechnung von Reiskosten und Sachmitteln
- Datenpflege, insbes. Pflege von Adressdatenbanken und Aktenführung (auch digital)
- Zuarbeit bei administrativen Personalangelegenheiten
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen (bspw. Hotelbuchungen)
- Kommunikation mit Universitätsverwaltung, wissenschaftlichen Instituten und internationalen Research Fellows (auf Englisch)

Qualifikationen:

- abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Englischkenntnisse
- IT-Kenntnisse, insbes. Software wie Microsoft Office (Word, Excel)

Die Universität Tübingen setzt sich für die Ziele der Gleichstellung und Diversität ein und fördert aktiv Chancengleichheit. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Sind Sie interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung per E-Mail bis zum 30.08.2026 an [email protected].

Kontakt: PD Dr. Niels Weidtmann, Direktor, College of Fellows – Center for Interdisciplinary and Intercultural Studies, Universität Tübingen, Rümelinstr. 27, 72070 Tübingen.
Homepage: www.uni-tuebingen.de/college-of-fellows

Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung.

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Zwingend erforderlich: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Terminplanung, -überwachung, Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Büroorganisation, Büromanagement, Abrechnung, Reiseorganisation