Assistenz der Verwaltungsleitung – Vollzeit (m/w/d) (Helfer/in - Büro, Verwaltung)

Leonardo PersonalKonzept GmbH

Ihre Benefits:

- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen Verwaltungsumfeld
- Ein wertschätzendes Arbeitsklima und eine langfristig ausgerichtete Zusammenarbeit
- Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach Absprache
- Umfangreiche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Betriebliche Altersvorsorge
- Gesundheitsfördernde Maßnahmen und betriebliches Gesundheitsmanagement
- Attraktive Zusatzleistungen und Mitarbeitervorteile
- Vergütung nach TVöD entsprechend der persönlichen Voraussetzungen (bis Entgeltgruppe 9a)

Das erwartet Sie:

- Eigenständige und verantwortungsvolle Organisation sowie Abwicklung sämtlicher Assistenz- und Verwaltungstätigkeiten im Umfeld der Verwaltungsleitung
- Koordination und Unterstützung eines reibungslosen Tagesablaufs sowie Terminmanagement
- Zentrale Ansprechperson für interne Bereiche, externe Institutionen sowie Bürgerinnen und Bürger
- Professionelle Kommunikation und Korrespondenz in schriftlicher und telefonischer Form
- Erstellung und Bearbeitung von Schreiben, unter anderem Antworten auf Anfragen, offizielle Mitteilungen und sensible Korrespondenz
- Unterstützung bei der Organisation besonderer Anlässe und Veranstaltungen
- Bearbeitung von Ehrungen, Jubiläen und Verabschiedungen
- Pflege und Verwaltung digitaler Ablagestrukturen
- Übernahme vielfältiger organisatorischer und administrativer Aufgaben

Das wünschen wir uns:

- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in einem anspruchsvollen Umfeld wie einer Geschäftsleitung, Verwaltung oder vergleichbaren Organisation
- Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten sowie diplomatisches Geschick
- Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen ruhig, lösungsorientiert und serviceorientiert zu handeln
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen und Offenheit gegenüber digitalen Arbeitsprozessen sowie modernen Technologien
- Flexibilität und Bereitschaft, bei Bedarf auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu unterstützen
- Führerschein Klasse B

Ihre Ansprechpartnerin:

Nicole Herzberg
Schillerplatz 18, 55116 Mainz
Tel: 06131/576287-22
Email: [email protected]