Sekretär:in / Büroangestellte:r Empfang (m/w/d) - Mannheim (Büroassistent/in)

Novumstate ist ein innovatives Start-up, das die klassische Hausverwaltung durch Digitalisierung, klare Prozesse und moderne Arbeitsweisen neu denkt. Unser Anspruch: effizienter, transparenter und zukunftssicher verwalten – mit Fokus auf Qualität und Kundenzufriedenheit.

Für unsere Hausverwaltung Agregora GmbH im Herzen Mannheims suchen wir eine:n Sekretär:in / Büroangestellte:n (m/w/d) für unseren Empfang. Agregora betreut rund 5.000 Wohneinheiten in der Rhein-Neckar-Region mit einem Team von 11 Kolleg:innen. Du bist das Gesicht unseres Büros – die Position ist eine Präsenzstelle vor Ort (kein Homeoffice).

Deine Aufgaben

- Empfang und Betreuung von Eigentümer:innen, Mieter:innen, Dienstleistern und Gästen
- Telefonzentrale: Anrufe entgegennehmen, weiterleiten und Anliegen dokumentieren
- Bearbeitung von Post, Paketen und E-Mail-Eingängen
- Terminkoordination und Fristenüberwachung für das Team
- Büroorganisation: Material, Besprechungsräume, Ablage und Dokumentenmanagement
- Unterstützung der Verwalter:innen bei administrativen Aufgaben
- Unterstützung der Buchhaltung: Erfassen von Rechnungen und Hilfestellung bei der Ablage
- Vorbereitung, Einkuvertieren und Versand von Einladungen, Rundschreiben und weiterer Geschäftspost

Dein Profil

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder vergleichbare Erfahrung
- Erfahrung am Empfang, im Sekretariat oder in der Team-Assistenz
- Freundliches, professionelles Auftreten und ausgeprägte Serviceorientierung
- Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)
- Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
- Zuverlässigkeit, Organisationstalent und Diskretion

Was wir bieten

- 30 Tage Urlaub plus frei am 24.12., 31.12. und an deinem Geburtstag
- Gleitzeit mit Kernarbeitszeit 9:00–14:30 Uhr (Präsenzstelle am Empfang, kein Homeoffice)
- Strukturiertes Onboarding durch das Team
- Modernes Büro in zentraler Lage Mannheims (kein Großraumbüro)
- Monatlich 50 € Guthaben, wenn du einen Monat nicht krank warst
- Regelmäßige Team-Events und offene Unternehmenskultur