Kaufmännische Fachkraft für Büroorganisation und Verwaltung (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Kaufmännische Fachkraft für Büroorganisation und Verwaltung (m/w/d) in Teilzeit

Für die zentrale Büroverwaltung mehrerer inhabergeführter Unternehmen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige und erfahrene kaufmännische Fachkraft (m/w/d).

Arbeitsort: 69181 Leimen
Arbeitszeit: min. 20–30 Wochenstunden
Arbeitszeiten: flexibel nach Absprache
Anstellung: unbefristet

Ihre Aufgaben:

- Bearbeitung und Organisation des zentralen E-Mail-Postfachs
- E-Mails verstehen, priorisieren, beantworten und weiterleiten
- Erforderliche Aufgaben aus eingehenden Nachrichten ableiten
- Offene Vorgänge konsequent nachhalten und deren Erledigung kontrollieren
- Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten, Mietern und Dienstleistern
- Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Banken und weiteren externen Ansprechpartnern
- Prüfung und Zuordnung eingehender Rechnungen
- Vorbereitung und Durchführung des Zahlungsverkehrs nach entsprechender Freigabe
- Überwachung offener Forderungen und Zahlungseingänge
- Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und Geschäftsunterlagen
- Überwachung von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen
- Organisation der digitalen und physischen Ablage
- Priorisierung und Weiterleitung von Vorgängen an die zuständigen Personen
- Direkte organisatorische Unterstützung des Inhabers

Ihr Profil:

- Kaufmännische Ausbildung ist wünschenswert
- Mehrjährige Erfahrung im Büro oder in der kaufmännischen Verwaltung
- Wiedereinsteigerinnen und Wiedereinsteiger sind ausdrücklich willkommen
- Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit E-Mail und Microsoft Office
- Erfahrung mit Rechnungen und grundlegenden kaufmännischen Abläufen
- Sicherer Umgang mit digitalen Dokumenten und Ablagesystemen
- Offenheit für moderne Arbeitsweisen und KI-Anwendungen
- Führerschein der Klasse B
- Zuverlässige, gewissenhafte und diskrete Arbeitsweise
- Selbstständiges Mitdenken und eigenverantwortliches Handeln
- Konsequenz beim Nachfassen offener Vorgänge
- Freundliches, professionelles und bei Bedarf durchsetzungsfähiges Auftreten
- Fähigkeit, auch bei vielen unterschiedlichen Themen den Überblick zu behalten

Wir bieten:

- Eine unbefristete und langfristig angelegte Beschäftigung
- Flexible Arbeitszeiten nach Absprache
- Einen festen Arbeitsplatz in Leimen
- Abwechslungsreiche Aufgaben für mehrere Unternehmen
- Direkte Zusammenarbeit mit dem Inhaber
- Kurze Entscheidungswege
- Eigenverantwortliches Arbeiten
- Eine gründliche Einarbeitung
- Langfristige Entwicklungs- und Gestaltungsmöglichkeiten

Die Tätigkeit wird überwiegend vor Ort in unserem Büro in Leimen ausgeübt.