Office Manager (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Ihre Vorteile:

- Aussicht auf Folgeprojekte
- Eine übertarifliche Bezahlung
- Flexible Arbeitszeiten
- Hohes Maß an Eigenverantwortung

Ihre Aufgaben:

- Erster Ansprechpartner:in für Besucher, externe Partner sowie Kolleg:innen in Deutschland und aus unserem UK HQ
- Verantwortung für den reibungslosen täglichen Büroablauf, inklusive Empfangstätigkeiten, Postbearbeitung und Zugangskontrollen
- Verwaltung und Neuverhandlung von Verträgen mit Dienstleistern und Gebäudemanagement sowie Sicherstellung der laufenden Büroinstandhaltung
- Koordination von Arbeitsplatzzuweisungen, Zugangskarten und Unterstützung für Besuchende (Reise- und Unterkunftsorganisation)
- Entwicklung, Implementierung und Optimierung von Büroprozessen, Richtlinien und standortbezogener interner Kommunikation
- Verwaltung von Büromaterialien, Bestellungen, Wareneingängen sowie Pflege von Lieferanten- und Bestellinformationen in Zusammenarbeit mit Procurement
- Organisation interner Veranstaltungen, Workshops und Meetings sowie Sicherstellung der räumlichen und technischen Vorbereitung
- Unterstützung von Kultur- und Mitarbeiterinitiativen wie Gesundheitsaktionen, Team-Events und internen Austauschformaten

Ihre Qualifikationen:

- Erfahrung im Office Management, in der Büroorganisation oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle
- Ausgeprägte Service- und Hands-on-Mentalität mit Freude am direkten Kontakt zu internen und externen Stakeholdern
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben strukturiert und zuverlässig parallel zu bearbeiten
- Sicherer Umgang mit Dienstleistern, Facility-Management-Themen und grundlegenden kaufmännischen Prozessen (Bestellungen, PO-Handling, Budgetgrundlagen)
- Kommunikationsstark - sowohl schriftlich als auch mündlich - und souverän im Umgang mit internationalen Teams
- Hohe Eigeninitiative, Problemlösungskompetenz und Verantwortungsbewusstsein für einen reibungslosen Büroablauf
- Routine im Umgang mit MS Office sowie Erfahrung mit gängigen Office- oder Beschaffungssystemen
- Teamorientierte Persönlichkeit, die gerne Kultur- und Teambuilding-Initiativen unterstützt und aktiv mitgestaltet
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Über Hays:

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