Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) (Assistent/in - Hotelmanagement)

Beschreibung

Als **Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)** halten Sie unserem Geschäftsführer den Rücken frei und übernehmen eine Schlüsselrolle in der Organisation, Kommunikation und operativen Steuerung unseres Unternehmens. Sie arbeiten eng mit der Unternehmensführung zusammen, bilden die Schnittstelle zum Team sowie zu externen Partnern und treiben interne Optimierungsprozesse aktiv voran.

Deine Aufgaben

1. Organisation, Termine & Meetings

- **Meeting-Management:** Vorbereitung von Besprechungen, aktive Teilnahme inklusive Protokollführung sowie strukturierte Nachbereitung.
- **Termin- & Kalenderverwaltung:** Vorausschauende Vor- und Nachbereitung von Terminen der Geschäftsleitung.
- **Schnittstelle & Follow-up:** Präzises Ausformulieren und Bekanntgeben von Aufgaben an das Team; konsequentes Nachverfolgen, Aufarbeiten und Einfordern von Arbeitsergebnissen.

2. Finanzen, Zahlen & Controlling

- **Unternehmenszahlen (ZDF):** Vorbereitung und Analyse von Monatsauswertungen (intern & BWA) sowie Mitwirkung bei Bereichsplanungen.
- **Vertragswesen:** Unterstützung bei Jahresverträgen und der Vorbereitung von Jahresgesprächen.
- Finanzadministration: - Administration von Preisen, Buchungscodes und Kassenführung.
- Sichere Handhabung von Systemen wie Lexware und DATEV.
- Überwachung der Liquidität und Pflege der Bankkonten.

3. Digitale Tools, Social Media & Reputation

- Digitalisierung & Systeme: Pflege und Weiterentwicklung internen Wisses und digitaler Tools (z. B. Hotelkit, Lisa, KI-Anwendungen).
- **Social Media Management:** Erstellung eigener Inhalten sowie Steuerung von externen Agenturen und Partnern.
- **Reputationsmanagement:** Überwachung und Bearbeitung von Online-Bewertungen.

4. Prozessoptimierung, Ausbildung & Krisenmanagement

- **Prozessoptimierung:** Kontinuierliche Analyse und Verbesserung interner Abläufe.
- **Ausbildungsbetreuung:** Ansprechpartner für IHK, Berufsschulen und Auszubildende (Pflege von Berichtsheften und Ausbildungsabläufen).
- Sonder- & Krisenfälle: - Menschliches, souveränes Krisenmanagement vor Ort.
- Ansprechpartner bei behördlichen Vorfällen (Ämter, Polizei, Feuerwehr, Versicherung etc.).

5. Projektmanagement & Sonstiges

- **Innovations- & Projektarbeit:** Ideen sammeln, Probeläufe organisieren, Ergebnisse auswerten und neue Projekte umsetzen.
- **Operative Unterstützung:** Regelmäßige Kontrollgänge zur Qualitätssicherung sowie administrative Besorgungen.

Dein Profil

1. **Ausbildung & Erfahrung:** Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Hotel- oder Restaurantfach) oder ein vergleichbares Studium mit fundierter Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Koordinationsfunktion.
2. **Software- & Systemkenntnisse:** Sicherer Umgang mit DATEV, Lexware und MS Office. Erfahrene Nutzung von digitalen Branchen-Tools (z. B. Hotelkit) und Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Technologien (z. B. KI-Anwendungen).
3. **Zahlenverständnis:** Gute Kenntnisse im Bereich Finanzen, BWA-Analyse und Budget-/Liquiditätskontrolle.
4. Persönlichkeit: Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, Durchsetzungsvermögen und Verbindlichkeit im Nachfassen von Aufgaben. Hohe Empathie und ausgeprägte Kommunikationsstärke im Umgang mit dem Team und Partnern. Ruhe, Souveränität und Lösungsorientierung – auch in Hektik oder Ausnahmesituationen.

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Werbung, Kalkulation, Bankett (Veranstaltungsabteilung - Organisation und Service), Gästebetreuung, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Food and Beverage/Wirtschaftsbereich, Hotelmanagement, Reservierung (Hotel- und Gaststättengewerbe), Büro- und Verwaltungsarbeiten, Gaststättenrecht
Erweiterte Kenntnisse: Marketing