Office Manager*in / Assistenz der Geschäftsstelle (all genders) (Büroassistent/in)

Willkommen beim Fraunhofer-Verbund für Mikroelektronik Deutschland FMD!

13 Fraunhofer-Institute des Verbunds Mikroelektronik bündeln zusammen mit dem Leibniz-Institut für innovative Mikroelektronik (IHP) und dem Ferdinand-Braun-Institut, Leibniz-Institut für Höchstfrequenztechnik (FBH), ihre Expertise und die Forschungsinfrastruktur auf dem Gebiet mikroelektronischer Technologien und Systeme als »Forschungsfabrik Mikroelektronik Deutschland« (FMD). Die Idee dahinter: Ein One-Stop-Shop für Dienstleistungen, Anwendungslösungen und neue Technologien für viele unterschiedliche Kunden aus der Industrie. Die geschäftlichen Aktivitäten sowie die Öffentlichkeitsarbeit der FMD werden durch die zentrale Geschäftsstelle in Berlin koordiniert. Das Büro unserer Geschäftsstelle liegt im Herzen Berlins am Hackeschen Markt.

Eine reibungslose Organisation liegt Ihnen am Herzen und Sie arbeiten gerne in einem innovativen Umfeld? Dann haben wir genau die richtige Stelle für Sie!

Hier sorgen Sie für Veränderung

- Assistenz und Koordination: Sie unterstützen das Leitungsteam der FMD-Geschäftsstelle bei der Organisation von Verwaltungsprozessen, bei der Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung bereichs- und standortübergreifender Aktivitäten sowie bei der Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner*innen.
- SAP und Prozessdokumentation: Sie begleiten und dokumentieren Verwaltungsprozesse im ERP-System (SAP).
- Veranstaltungsorganisation: Sie übernehmen die organisatorische Vor- und Nachbereitung interner und externer Workshops – inklusive Terminplanung, Meeting-Koordination, Raummanagement und Betreuung digitaler Plattformen.
- Kommunikation und Dokumentation: Sie bearbeiten die telefonische und schriftliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch und erstellen Entscheidungsvorlagen, Dokumentationen sowie Präsentationen.
- Administration und Schnittstellenfunktion: Sie unterstützen die Geschäftsstelle Berlin bei vielfältigen administrativen und geschäftlichen Aufgaben – insbesondere an der Schnittstelle zu zentralen Verwaltungsstellen. Dabei sind Sie für die Mitarbeitenden die erste Anlaufstelle bei organisatorischen und administrativen Fragen.

Hiermit bringen Sie sich ein

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung
- Sicherer Umgang mit MS Office, inklusive fortgeschrittener Kenntnisse in MS Excel
- **Grundkenntnisse in geschäftlichen Planungsprozessen und Kalkulationen **sowie Erfahrung mit ERP-Systemen (idealerweise SAP) von Vorteil
- Verhandlungssichere **Deutsch- und gute Englischkenntnisse **in Wort und Schrift
- Ausgeprägte Organisationsstärke sowie eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Hohe **Kommunikationsfähigkeit **und sprachliche Sicherheit in der Geschäftskorrespondenz
- Freundliches, verbindliches Auftreten sowie ein wertschätzender Umgang mit internen und externen Gesprächspartner*innen

Was wir für Sie bereithalten

- Spannende Tätigkeit: Attraktives Arbeitsumfeld bei einem Weltmarktführer in einer hochinnovativen Schlüsselbranche.
- **Engagierte Teams fördern Kreativität und Eigenverantwortung: **Hier haben Sie die Freiheit, Ihre Ideen zu entwickeln und aktiv mitzugestalten.
- **Persönlicher Kontakt ist uns wichtig: **Durch strukturiertes Onboarding erweitern Sie Ihr Netzwerk und kommen gut an unserem Institut an.
- Ihre Bedürfnisse nehmen wir ernst: Die bestmögliche Vereinbarkeit Ihres Berufs- und Privatlebens unterstützen wir durch zeitliche Flexibilität und hybrides Arbeiten.
- **Unsere Mitarbeitenden genießen unsere wertschätzende Kultur: **Wir sind offen, hilfsbereit und pflegen einen vertrauensvollen Umgang miteinander.
- Ihre Ziele und Interessen liegen uns am Herzen: Wir unterstützen Sie regelmäßig durch fachliche und persönliche Seminare, Coachings sowie Sprachkurse.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in **Teilzeit **besetzt werden. Die Stelle ist zunächst auf **zwei Jahre **befristet. Eine Verlängerung ist möglich. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Über Fraunhofer

Die Fraunhofer-Gesellschaft ist eine der weltweit führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. 75 Institute entwickeln wegweisende Technologien für unsere Wirtschaft und Gesellschaft – genauer: 32 000 Menschen aus Technik, Wissenschaft, Verwaltung und IT. Sie wissen: Wer zu Fraunhofer kommt, will und kann etwas verändern. Für sich, für uns und die Märkte von heute und morgen.

Bereit für Veränderung?

Dann bewerben Sie sich online und machen Sie den Unterschied!

Sie haben Fragen zur Stelle? Unsere Recruiterin Nina Wörlein ist für Sie da: +49 9131 776-1684.