Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d) (Managementassistent/in)

Wer wir sind

Wir sind ein wachsendes Generalunternehmen im Glasfaserausbau und arbeiten für die größten Namen der Branche. Was uns besonders macht: Wir entwickeln unsere eigene KI-Software und automatisieren unsere Prozesse selbst. Geführt wird das Unternehmen von einer Gründerin, die anpackt, schnell entscheidet – und eine rechte Hand sucht, der sie zu 100 % vertrauen kann.

Ihre Rolle

- Sie vertreten die Geschäftsführung souverän nach außen: In Besprechungen und Telefonaten mit Behörden, Konzernen und Geschäftspartnern führen Sie die Kommunikation auf Deutsch – präzise, stilsicher und verbindlich. Inhalte stimmen Sie mit der Geschäftsführung bei Bedarf auf Englisch ab.
- Sie sind die zentrale Schnittstelle zur Geschäftsführung: Sie priorisieren Anfragen und Termine, steuern Kalender und Wiedervorlagen und verantworten die konsequente Nachverfolgung offener Vorgänge.
- Sie führen das Büro der Geschäftsführung eigenverantwortlich – von der Korrespondenz über die Vorbereitung entscheidungsreifer Unterlagen bis zum standortübergreifenden Dokumenten- und Unterschriftenmanagement.
- Sie verantworten die vorbereitende Buchhaltung: Digitalisierung und fristgerechte Übermittlung der Belege an den Steuerberater sowie ein sauber geführtes Dokumenten- und Archivsystem.
- Diskretion und Loyalität sind die Grundlage dieser Position – Sie behandeln Termine, Vorgänge und Unternehmensinterna mit absoluter Vertraulichkeit.

Ihr Profil

- Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, im Vorstandssekretariat, in einer Kanzlei, einem Notariat oder im Banken-/Konzernumfeld.
- Deutsch auf muttersprachlichem Niveau (stilsicher in Wort und Schrift), gutes Englisch.
- Souveränes, verbindliches Auftreten mit professioneller Distanz; Loyalität und Verschwiegenheit sind für Sie selbstverständlich.
- Proaktive Arbeitsweise: Sie warten nicht auf Anweisungen – Sie erinnern, fassen nach und treiben Vorgänge voran. Ein „Nein" oder eine ausbleibende Antwort ist für Sie kein Ergebnis, sondern der Auftakt zur Nachverfolgung.
- Flexibilität: Die Geschäftsführung arbeitet nicht nach Schema 8–17 – Sie auch nicht.

Was wir bieten

- Überdurchschnittliche Vergütung, die dieser Verantwortung entspricht – plus Tankkarte, Weihnachtsgeld und eine großzügige Betriebsurlaubsregelung.
- Ein direkter Draht zur Geschäftsführung, kurze Wege, schnelle Entscheidungen und moderne, KI-gestützte Arbeitsabläufe.
- Eine Schlüsselrolle mit echtem Gestaltungsspielraum in einem wachsenden Unternehmen.

Bewerbung

Senden Sie Lebenslauf und Referenzen an [email protected] – Betreff: „Assistenz GF". Wir melden uns innerhalb von 48 Stunden.