Industriekaufmann (m/w/d)

Helmholtz-Zentrum Hereon

Das Helmholtz-Zentrum Hereon betreibt internationale Spitzenforschung für eine Welt im Wandel: Rund 1.000 Beschäftigte leisten ihren Beitrag zur Bewältigung des Klimawandels, der nachhaltigen Nutzung der weltweiten Küstensysteme und der ressourcenverträglichen Steigerung der Lebensqualität. Vom grundlegenden Verständnis bis hin zur praxisnahen Anwendung deckt das interdisziplinäre Forschungsspektrum eine einzigartige Bandbreite ab.

Assistenz (m/w/d) für den Bereich Forschungskoordination

Referenzcode: 1084

Arbeitsort: Geesthacht

Bewerbungsfrist: 06.12.2026

Für den Bereich Forschungskoordination suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt - befristet für zwei Jahre - eine Assistenz (m/w/d) für Aufgaben in den beiden Abteilungen Forschungsförderung und Forschungskoordination in Vollzeit. Die Vollzeitstelle (39 h/Woche) ist grundsätzlich auch teilbar.

Chancengleichheit ist wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Wir möchten deshalb qualifizierte Männer ausdrücklich dazu ermutigen, sich zu bewerben.

Für beide Abteilungen:

Administrative und organisatorische Unterstützung des Forschungsmanagements im Tagesgeschäft

Schnittstellenmanagement und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner:innen

Professionelles Office-Management einschließlich deutsch- und englischsprachiger Korrespondenz, Dokumenten- und Ablagemanagement sowie Archivierung und Organisation von Beschaffungsprozessen

Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen einschließlich Abrechnung

Für die Abteilung Forschungskoordination:

Organisatorische und administrative Aufgaben im Rahmen der Vor- und Nachbereitung der halbjährlichen Sitzungen des technisch-wissenschaftlichen Beirats (TWB) sowie weiterer Sitzungen und Veranstaltungen

Recherche, Koordination und administrative Begleitung von Wissenschaftspreisen und Ausschreibungen

Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Protokollen, Präsentationen und weiteren Unterlagen in deutscher und englischer Sprache

Professionelle Aufbereitung und Bereitstellung von Sitzungs- und Präsentationsunterlagen

Unterstützung bei internen & externen Abfragen sowie bei der Aufbereitung von Informationen

Für die Abteilung Forschungsförderung:

Pflege und Weiterentwicklung von Web- und Intranet-Inhalten im CMS lmperia einschließlich technischer Umsetzung und Dokumentation von Web-Updates

Administrative Bearbeitung und Begleitung von EU-Antragsprozessen im Funding & Tenders Portal

Beratung und Unterstützung von Forschenden bei Portal- und Förderfragen

Pflege von Projekt-, Antrags- und Controllingdokumenten

Organisation von Netzwerktreffen, Informationsveranstaltungen und Schulungen zur Forschungsförderung

Fachlich

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation im Office-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich

Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz-, Verwaltungs- oder Koordinationsfunktion inkl. Büroorganisation und Veranstaltungsplanung

Kenntnisse im Umgang mit CMS-Systemen, insbesondere lmperia, sowie mit Datenbankanwendungen, vorzugsweise FileMaker, sind von Vorteil

Kenntnisse der nationalen und europäischen Forschungsförderung sowie ein Verständnis für Informations- und Förderstrukturen sind von Vorteil

Technisches Verständnis für Webanwendungen, Datenbanken und digitales Informationsmanagement

Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Persönlich

Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Organisationsgeschick

Ausgeprägte Serviceorientierung und Verlässlichkeit auch in arbeitsintensiven Situationen

Hohe Eigeninitiative sowie die Fähigkeit, Aufgaben vorausschauend und lösungsorientiert zu bearbeiten

Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, sicheres Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschi...