Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Heat Up Your Future #heatupyourcareer

E-Wärme ist Zukunft – das ist unsere Vision. E-Wärme clever genutzt ist unsere Mission.

Die Thermotec AG ist ein international anerkannter Hersteller und Spezialist für Elektroheizungen „Made in Germany“. Mit rund 35 Mitarbeitenden entwickeln und produzieren wir effiziente AeroFlow Elektroheizungen – von der Idee über den Heizungsbau bis zum weltweiten Vertrieb, alles unter einem Dach.

Mit Thermotec 2.0 bauen wir Fertigung, Vertrieb und Verwaltung neu auf: automatisiert, digital und mit kurzen Wegen. Dafür suchen wir drei Assistenzen der Geschäftsführung (m/w/d), jede mit einem eigenen Schwerpunkt.

Deine Mission:

Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) arbeitest du direkt mit unserem Vorstand zusammen und bist eine zentrale Schnittstelle im Unternehmen. Du sorgst dafür, dass Abläufe sauber laufen, Termine halten und Projekte wirklich zu Ende gebracht werden.

Wir besetzen drei Stellen, jede mit einem eigenen Schwerpunkt:

• Kaufmännisch, Personal & Einkauf
• Produkt, Projekte & Agentur
• Vertrieb

Je nach Erfahrung und Interesse übernimmst du einen dieser Schwerpunkte. Du hast aber auch Einblick in die anderen beiden Bereiche, arbeitest eng mit den anderen Assistenzen zusammen und vertrittst sie bei Bedarf. So entsteht ein Team, das sich gegenseitig trägt und das Unternehmen gemeinsam voranbringt.

Zu deinen Aufgaben gehört:

Schwerpunkt Kaufmännisch, Personal & Einkauf

• Personaladministration in Personio, vom Onboarding bis zur Lohnabrechnung
• Einkauf und Disposition nach Absatzplan
• Rechnungsprüfung und Vorbereitung der Belege für die Buchhaltung
• Überwachung von Fristen für Verträge, Versicherungen und Fördermittel
• Termine, Protokolle und Ablage für den Vorstand

Schwerpunkt Produkt, Projekte & Agentur

• Pflege der Produktdaten und des Sortiments, Begleitung von Markteinführungen
• Steuerung unserer Marketingagentur anhand von Kennzahlen
• Projektbüro für Automatisierung, Lagerumbau und ERP-Einführung
• Aufbau und Pflege des KPI-Cockpits sowie Erstellung von Unterlagen für Vorstand und Aufsichtsrat
• Beobachtung von Wettbewerb und Preisen

Schwerpunkt Vertrieb

• Kundenanfragen beantworten und qualifizieren
• Angebote und Auftragsbestätigungen erstellen
• CRM und Kundendaten pflegen
• Fachpartner und Großhändler betreuen
• Messen und Kundentermine organisieren

In allen Schwerpunkten

• Enge Zusammenarbeit mit dem Vorstand und den anderen Assistenzen, inklusive gegenseitiger Vertretung
• Routinen mit KI-Werkzeugen und Automatisierung schlanker machen
• Aktive Mitgestaltung von Thermotec 2.0

Was du mitbringst:

Der Fokus liegt auf deiner kaufmännischen Basis und deiner Erfahrung in einem der drei Schwerpunkte.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz, Vertriebsinnendienst, Einkauf, Personal oder Projektarbeit, idealerweise in einem Industrieunternehmen
• Sicherer Umgang mit Zahlen sowie mit ERP-, CRM- und Office-Programmen
• Erfahrung mit Personio, Produktdaten- oder Agentursteuerung oder Angebotswesen ist je nach Schwerpunkt ein Plus
• Lust, Routinen mit KI-Werkzeugen und Automatisierung abzulösen

Darüber hinaus überzeugst du durch:

• Eine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Hartnäckigkeit, wenn es um Termine und Ergebnisse geht
• Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten gegenüber Vorstand, Kunden, Partnern und Dienstleistern
• Teamgeist und die Bereitschaft, über den eigenen Schwerpunkt hinaus mit anzupacken

Was wir mitbringen:

• Ein faires Gehalt: 40.000 bis 50.000 € brutto im Jahr, je nach Erfahrung, plus Zielerreichungsbonus
• Weiterbildungsbonus: 3.000 € pro Jahr für deine fachliche und persönliche Entwicklung
• Bis zu 30 Tage Urlaub und weitere Zusatzleistungen
• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag in Vollzeit
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Vorstand: kurze Wege, schnelle Entscheidungen und echte Verantwortung vom ersten Tag an
• Gestaltungsspielraum: Du baust Thermotec 2.0 aktiv mit, von der Digitalisierung bis zur Automatisierung
• Ein starkes Team aus drei Assistenzen, die sich gegenseitig unterstützen und vertreten
• Ein zukunftssicheres Produkt „Made in Germany“ und ein Unternehmen mit klarer Vision