Kaufmännische Sachbearbeiter:in

INNOVENT e. V. ist eine unabhängige Industrieforschungseinrichtung in Jena. Seit über 30 Jahren arbeiten wir auf den Gebieten Oberflächentechnik, Biomaterialien, Magnetische und Optische Systeme sowie Analytik.

Für unser Unternehmen suchen wir im Zuge einer altersbedingten Nachfolgeregelung am Standort Elektrochemie (Jena-Nord, Ilmstraße 18, 07743 Jena) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit als

Kaufmännische Sachbearbeiter:in / Buchhalter:in (m/w/d)

Sie starten bei uns mit einem Beschäftigungsumfang von 25–30 Wochenstunden. Da in den kommenden Jahren ein Renteneintritt ansteht, ist geplant, den Stundenumfang ab etwa 2028 auf eine Vollzeitstelle auszuweiten. So bietet sich Ihnen die Möglichkeit, sich Schritt für Schritt in Ihre Aufgaben einzuarbeiten und langfristig Teil unseres Teams zu werden.

Vielseitige Schnittstellenfunktion zwischen Kunden, Auftragsabwicklung, Versand und Verwaltung

kaufmännische Sachbearbeiter:in bzw. Buchhalter:in (m/w/d).

Sie stehen in engem Kontakt mit unseren Kunden und Geschäftspartnern, begleiten Aufträge von der Anfrage bis zur Auslieferung, koordinieren Versand- und Logistikprozesse, unterstützen die Buchhaltung und bringen sich gleichzeitig bei unserer Außendarstellung und im Marketing ein.

Damit bietet die Position viel Eigenverantwortung, Abwechslung und Gestaltungsspielraum und eignet sich besonders für Menschen, die gerne über den klassischen Tellerrand einer einzelnen kaufmännischen Tätigkeit hinausblicken.

Dabei erwartet Sie ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Kundenkontakt und eigenverantwortlichem Arbeiten in einem technisch geprägten Umfeld der industriellen Lohnbeschichtung

Ihre Aufgaben

Kunden und Auftragsabwicklung

• Betreuung und Kommunikation mit unseren Kunden im In- und Ausland – telefonisch und per E-Mail in deutscher und englischer Sprache sowie Bearbeitung und Nachverfolgung von Kundenanfragen
• Erstellung und Bearbeitung von Angeboten und Preiskalkulationen, Erfassung und Bearbeitung von Kundenaufträgen sowie Erstellung von Auftragsbestätigungen
• Eigenständige Zuordnung neuer internationaler Aufträge bezüglich innergemeinschaftlicher Lieferung oder Leistung, Drittlandslieferung oder -leistung, Import/Export, sowie Reverse Charge Verfahren unter Einbeziehung des Ortes der sonstigen Lieferung oder Leistung
• Abstimmung von Lieferterminen mit Kunden, internen Ansprechpartnern und Versanddienstleistern sowie Erstellung und Prüfung von Versand- und Exportdokumenten und weiteren auftragsbezogenen Anforderungen.
• Begleitung der Aufträge während der gesamten Abwicklung zur Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses.
• Vorbereitung bzw. Erstellung von Ausgangsrechnungen, Prüfung und Bearbeitung auftragsbezogener Unterlagen und Übernahme von Aufgaben im Bereich der Buchhaltung
• Pflege und Bearbeitung von Auftrags- und Kundendaten in unserem ERP-System SAGE
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Optimierung kaufmännischer Abläufe

Unterstützung Marketing und Außendarstellung

• Unterstützung unseres Marketings bei der Erstellung von Texten und Bildmaterial und Mitwirkung bei der Erstellung von Beiträgen für Social Media, Broschüren und Informationsmaterialien sowie bei der Vorbereitung und Durchführung von Messeauftritten

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Außenhandelskauffrau/ -mann, Bürokauffrau/ -mann, Steuerfachangestellte:r oder eine vergleichbare Qualifikation; idealerweise mit Berufserfahrung in kaufmännischer Sachbearbeitung und Schwerpunkt Fakturierung von Ausgangsrechnungen und Kalkulation von Aufträgen (im industriellem Umfeld)
• Kenntnisse zu: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Drittlands- und Dreieckslieferungen (Import/Export) und Reverse Charge Verfahren sowie Kenntnis der Pflichtangaben für das Erstellen von Ausgangsrechnungen
• Sichere Kenntnisse in Doppelter Buchführung (HGB), Umsatzsteuerrecht (insbesondere bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistungen) Kosten- und Leistungsrechnung, MS Office (Excel: Pivot-Tabellen, SVERWEIS etc.)
• Sicherer Umgang mit Deutsch (verhandlungssicher in Wort und Schrift) und Englisch (internationale Kommunikation in Wort und Schrift)
• Erfahrung mit ERP-Systemen (SAGE) von Vorteil
• Kenntnisse in Zoll- und Intrastat-Meldungen wünschenswert. Erfahrung mit Versand- und Logistikprozessen; Kenntnisse im Bereich Zoll und Export sind von Vorteil
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise auch bei mehreren parallelen Vorgängen
• Freude an der der klaren, freundlichen und verbindlichen Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern
• Aktive Übernahme von Aufgaben und Verantwortung sowie ausgeprägte Teamfähigkeit
• Gutes organisatorisches Geschick und eine ausgeprägte Serviceorientierung mit Interesse für technische Zusammenhänge

Wir bieten Ihnen

• ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem zukunftssicheren Industriezweig
• flexible Arbeitszeitmodelle und unkomplizierte Entscheidungswege schaffen Raum für Familie und Beruf (ggf. Homeoffice-Optionen nach Absprache)
• Unterstützung bei persönlicher und fachlicher Weiterentwicklung durch Förderung der individuellen Stärken
• attraktive Sozialleistungen wie z. B. 13. Monatsgehalt, 30 Urlaubstage, kostenfreie Parkplätze direkt am Standort oder auch Gesundheitsprogramme und Weiterbildungsmöglichkeiten (z. B. zu Steuerrecht oder ERP-Systemen)

Wir freuen uns auf Sie! Bewerben Sie sich jetzt und werden Sie Teil unseres Teams!

Wenn Sie Freude an einer abwechslungsreichen kaufmännischen Tätigkeit haben, gerne mit Kunden und Geschäftspartnern kommunizieren und sich in einem technisch geprägten Umfeld wohlfühlen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Bitte senden Sie die vollständigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) unter dem Referenzzeichen: OFT- ECHEM-27

vorzugsweise per E-Mail an untenstehende Adresse. Wir bitten darum, ausschließlich Kopien zu versenden, da die Unterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vernichtet werden und eine Rücksendung nicht vorgesehen ist.

Ihre Ansprechpartnerin für weitere Informationen ist Frau Steffi Widera.

INNOVENT e.V., Technologieentwicklung

Frau Steffi Widera

Prüssingstraße 27 B

07745 Jena

E-Mail: [email protected]

Tel.: 03641 2825 88

Fax: 03641 2825 30

www.innovent-jena.de