Office Manager/-in (m/w/d) in Teilzeit

Du organisierst gern, gehst offen auf Menschen zu und behältst auch bei mehreren Anliegen den Überblick? Für unseren Standort in Arnegg suchen wir dich als Office Manager (m/w/d). Du sorgst für einen gut organisierten Büroalltag und unterstützt unser Team bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben.

Über uns

Wir sind artiso, ein Softwareunternehmen mit Sitz in Blaustein-Arnegg bei Ulm. Seit 1991 entwickeln wir individuelle Softwarelösungen für Unternehmen aus Industrie und Mittelstand. Wir begleiten unsere Kunden von der ersten Idee bis zur Umsetzung und unterstützen sie beim Einsatz Künstlicher Intelligenz. Dabei legen wir Wert auf ein respektvolles Miteinander, offene Kommunikation und die Zusammenarbeit im Team.

Deine Aufgaben

Büroorganisation und Service

• Du bist die erste Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden bei organisatorischen Fragen rund um den Büroalltag, interne Veranstaltungen und den Fuhrpark.
• Du heißt unsere Gäste willkommen und bringst sie mit den richtigen Ansprechpersonen zusammen.
• Du koordinierst eingehende Nachrichten, Dokumente und Sendungen.
• Du betreust unseren Telefonagenten Fonio.

Organisation und Mitarbeitendenbetreuung

• Du übernimmst die organisatorische Vorbereitung und Begleitung von Meetings, Bewerbungsgesprächen, Veranstaltungen und Schulungen.
• Du koordinierst Termine zur Arbeitssicherheit und Ersthelferausbildung mit den zuständigen Ansprechpersonen.
• Du unterstützt organisatorisch beim Onboarding neuer und beim Offboarding ausscheidender Mitarbeitender.

Dienstleister, Hausverwaltung und Fuhrpark

• Du koordinierst externe Dienstleister und Lieferanten und stimmst erforderliche Maßnahmen rund um die Hausverwaltung ab.
• Du übernimmst die operative Betreuung unseres Fuhrparks.

Kaufmännische Unterstützung

• Du bearbeitest Eingangsrechnungen.
• Du unterstützt beim Einholen von Angeboten sowie beim Erstellen von Übersichten und Auswertungen.

Das bringst du mit

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und idealerweise erste Erfahrung im Office Management oder in der Assistenz.
• Du trittst freundlich und professionell auf und arbeitest serviceorientiert.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig. Auch bei mehreren gleichzeitigen Aufgaben behältst du den Überblick und setzt Prioritäten.
• Du bringst Eigeninitiative und Freude an organisatorischen Aufgaben mit.
• Du gehst sicher mit den gängigen Microsoft-365-Anwendungen um.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Deine Rahmenbedingungen

• Arbeitszeit: 20 Stunden pro Woche ( Montag bis Freitag)
• Der Vertrag ist unbefristet

So bewirbst du dich

Wir freuen uns auf deinen Lebenslauf und die Angabe deines möglichen Eintrittstermins. Sende deine Bewerbung an [*[email protected]](mailto:[email protected]). *